مدیریت زمان:
خود ـ ارزیابی
تسلط بر مکاتبات اداری
برنامه ریزی
مدیریت جلسات
مدیریت پروژه ها
مهار کردن تماس های تلفنی
نکات دیگری در باره ی مدیریت زمان و باز نگری
خود ـ ارزیابی:
تحلیل نحوه کنونی صرف زمان
شناخت عوامل اتلاف زمان
تغییر عادات وروشهای پیشین
تحلیل نحوه کنونی صرف زمان:
تکمیل پرسشنامه ی خود ـ ارزیابی
ایجاد جدول زمان بندی کار ها
پس از تکمیل پرسش نامه و جدول زمان بندی کارها خواهیم دانست که :
چه درصدی از کارهایم از پیش برنامه ریزی شده بود؟
آیا روز کاری ام ساختاردرستی داشت؟
آیا کارهای برنامه ریزی شده بیش از حد انتظار به طول انجامید؟
چرا زمانی طولانی صرف کارهای بی حاصل شد؟
چند مورد وقفه در کارهایم ایجاد شد؟
آیا بهره وری داشتم؟
چه زمانی از روز بیشترین بهره وری را داشتم؟
چگونه می توانم کنترل بیشتری بر وقت خود داشته باشم؟
برای چند درصد از وقت خود می توانستم برنامه ریزی درستی به عمل آورم؟
میزان کارآیی ام را بر اساس امتیاز های 1 تا 10 چگونه برآورد می کنم؟
شناخت عوامل اتلاف زمان:
گم کردن چیز های مورد نیاز
جلسات
تماس های تلفنی
وقفه ها
تعلل ها
کاغذ بازی های بی حاصل
مشکلات کاری
واگذاری کار به صورت معکوس
کمال طلبی
آشفتگی و عدم تمرکز
تغییر دادن عادت ها:
برای ایجاد تغییر فرآیند چهار مرحله ای زیر را باید درمورد هر یک از عوامل اتلاف زمان به کار ببریم:
یاد داشت کردن عامل اتلاف زمان
تهیه فهرست مشکلات حاصل از عادت های اتلاف وقت
تجسم ذهنی عادت صرفه جویی در زمان
پرورش عادت صرفه جویی در زمان
تسلط بر مکاتبات اداری:
مبارزه برای کاهش مکاتبات
رسیدگی مؤثر به کاغذ های کاری
بایگانی مؤثر و صحیح
مبارزه برای کاهش مکاتبات:
حذف برخی اسامی از فهرست نامه های صادره به خارج ازشرکت
حذف برخی اسامی از فهرست توزیع نامه ها در داخل شرکت
درخواست از همکاران که فقط موارد خاص را گزارش کنند
درخواست از همکاران مبنی بر مختصر و فشرده کردن گزارش کار
تغییر مسیر نامه ها به هنگام لزوم
صحبت کردن را جانشین نوشتن کردن
کاستن از حجم کاغذهای ارسالی
بازگرداندن کاغذ های کاری غیر ضروری به فرستنده آن ها
رسیدگی مؤثر به کاغذ های کاری:
به هنگام رسیدگی به نامه های وارده مصمم باشید و قاطعانه عمل کنید.
سعی کنید هر یک از مکتوبات را یک بار بررسی کنید.
بیش از حد از دفاتر یادداشت استفاده نکنید.
محیط کار را در یک زمان مشخص فقط به یک پروژه اختصاص دهید.
از کازیه به عنوان محلی برای انبار کردن کاغذ های کاری استفاده نکنید.
روشRAFT ( – Act on it – File it – or Throw it Away Refer ارجاع کردن – اقدام کردن – بایگانی – دور ریختن ) را مورد استفاده قرار دهید.
جهت پیگیری کارهای ناتمام یک پرونده در دست اقدام تشکیل دهید.
کاغذ ها را در قفسه میز دسته بندی کنید.
شامل 41 اسلاید powerpoint
دانلود پاورپوینت مدیریت زمان (برنامه آموزش مدیریت زمان در یک هفته توسط دکلان تریسی)