لینک پرداخت و دانلود *پایین مطلب*
فرمت فایل:Word (قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحه: 156
طرح اتوماسیون اداری
مرحله اول (دبیرخانه و بایگانی)
فهرست مندرجات
1- مقدمه
2- تعریف پروژه
3- اهداف پروژه
4- مراحل انجام کار
1-4- انتخاب نرم افزار
2-4- تشکیل کمیته راهبری
3-4- شناخت و برنامه ریزی
4-4- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری
5-4- آموزش
6-4- نصب و راه اندازی
7-4-پشتیبانی
5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت)
6- پیوستهاپیوست 1- گزارش ارزیابی نرم افزارها
پیوست 2- گزارش برنامه اجراییپیوست3- راهنمای کاربران - دبیر
پیوست4- راهنمای کاربران - مدیر
1- مقدمه
استفاده مناسب از فناوریهای نوین و به خصوص امکانات فراهم آمده در زمینه فناوری اطلاعات میتواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.
استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها میتواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهرهوری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان میباشد و علاوه بر دبیرخانههای مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونت‌ها تشکیل گردیده است و در سایربخش‌ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام میباشد. حدود 176 نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیدهاند و غالباً در حال بکارگیری سیستم میباشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهرهبرداری میباشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری میتوان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردشنامه ها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.
2- تعریف پروژه
انتخاب، تأمین و راه اندازی سیستم رایانهای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن
3- اهداف پروژه
پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال مینماید :
- شناسایی نرمافزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری
- پیشنهاد مناسبترین نرمافزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
- تأمین نرمافزار
- نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری
- پشتیبانی
راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر میباشد.
- سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
- افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات
- کاهش حجم بایگانی
- کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات
- امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری
4- مراحل انجام کار
برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :
1-4- انتخاب نرمافزار
2-4- تشکیل کمیته راهبری
3-4- شناخت و برنامهریزی
4-4- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری
5-4- آموزش
6-4- نصب و راهاندازی
7-4- پشتیبانی
در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام کار ارائه میشود.
1-4- انتخاب نرمافزار
برای تدارک نرمافزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیتهای زیر انجام شده است :
- شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
- تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
- شناسایی نرمافزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرمافزارهای کاندید
- تعیین شاخصهای ضروری جهت ارزیابی نرمافزارهای کاندید و امتیازدهی آنها
- ارزیابی نرمافزار کاندید
- نتیجهگیری و گزینش سه نرمافزار برتر
- انتخاب نهایی نرمافزار مورد نظر
این مرحله از پروژه به صورت کامل انجام گردیده و نرمافزار مورد نظر انتخاب شده و با شرکت مربوطه قرارداد منعقد شده است.
2-4- تشکیل کمیته راهبری
اعضای کمیته راهبری در اردیبهشت ماه 81 مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه کمیته راهبری در تاریخ 8/3/81 با شرکت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه کمیته برگزار گردیده است. کمیته راهبری از افراد زیر تشکیل گردیده است :
- معاونت اداری و مالی
- نماینده معاونت شورای فناوری اطلاعات
- نماینده معاونت برنامهریزی، توسعه و فناوری
- مدیر کل امور اداری
- مدیر کل تشکیلات و بودجه
- شرکت ناظر
- گروه توسعه و پشتیبانی شبکه
- نماینده واحدی که نرمافزار در حال نصب در آن میباشد.
مواردی که در کمیته راهبری مورد بررسی و بحث قرار گرفته است تحت عناوین زیر میباشد :
- تأمین سختافزار مورد نیاز برای راهاندازی سیستم
- تخصیص مکان برای دبیرخانه متمرکز معاونت
- موانع موجود در زمینه نصب و راهاندازی سیستم
- پیشرفت پروژه و کارهای در دست اقدام
- موانع موجود در زمینه آموزش کارکنان مرتبط با سیستم
- محدودیتهای موجود در زمینه تدارکات
- اولویتبندی انجام کار اتوماسیون
3-4- شناخت و برنامه ریزی
برای انتخاب نرمافزار مناسب و شناسایی محیط از نقطه نظر سختافزار، نرمافزارهای دبیرخانه موجود، محلهای استقرار سیستم و نیازهای مرحله نصب و راهاندازی فعالیتهایی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
- شناخت اولیه برای انتخاب نرمافزار اتوماسیون اداری مناسب
- شناخت وزارتخانه برای برآورد نیازهای مرحله نصب و راهاندازی
- شناخت هر معاونت جهت نصب سیستم
همان طور که مشاهده میشود برای انجام کار مطالعه و شناخت سازمانی در سطوح مختلفی انجام گردیده است. در اولین سطح، شناسایی اجمالی وزارتخانه از نقطه نظر امکانات موجود اتوماسیون اداری و تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری، امکانسنجی پیادهسازی سیستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدی وزارتخانه از نظر سختافزارهای موجود، ساختار سازمانی، شیوههای استقرار سیستم، موانع و مشکلات پیشروی پروژه مورد بررسی قرار گرفته و نیازهای مورد نظر اعلام گردیده است. در مرحله نصب و راهاندازی سیستم هر یک از معاونت‌ها که برای نصب و راهاندازی سیستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردشکار، شیوههای ثبت نامهها، تعداد پرسنل مرتبط با کار دبیرخانه، حجم نامههای وارده و صادره بررسی شده و نیازهای سختافزاری، نرمافزاری، آموزش مورد نیاز مشخص گردیده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت کامل انجام پذیرفته و نیازهای مرحله مدون گردیده است.
در زمینه برنامه ریزی مراحلی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
- شناسایی فعالیتهای مرحله نصب و راهاندازی
- تهیه و تدوین برنامه زمان‌بندی
- تهیه برنامه آموزش
- تهیه برنامه نصب و راهاندازی
فعالیتهای شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر میباشد :
- مقدمات انجام کار
- تهیه برنامه آموزش
- تهیه برنامه نصب
- اعلام امکانات مورد نیاز آموزش
- شناخت از نقطه نصب
- شناسایی افراد برای آموزش در نقطه نصب
- آموزش در نقطه نصب
- اعلام موارد نیاز در نقطه نصب
- تعریف پارامترها در نقطه نصب
- نصب سیستم
براساس فعالیتهای شناسایی شده برنامه زمان‌بندی تنظیم و برای انجام کار برنامه آموزش و برنامه نصب و راهاندازی تهیه گردیده است.
5-4- آموزش
برای آموزش کارکنان، ارائه آموزش در چهار سطح زیر در نظر گرفته شده است :
- اعضای دبیرخانه
- معاونین و مدیران کل
- مسئولین دفاتر
- رؤسای ادارات
تعداد ساعات آموزش برای اعضای دبیرخانه 6 ساعت و برای سایر افراد 4 ساعت در نظر گرفته شده است. آموزش معاونین و مدیران کل به صورت حضوری و سایر افراد در کلاس انجام میپذیرد. علاوه بر آموزش سیستم، راهنمای استفاده کنندگان سیستم و گردشکار مکاتبات اداری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تهیه شده است. آموزشهای انجام شده به صورت زیر میباشد :
دبیرخانه مرکزی 1 و 2
14
دبیرخانه معاونت اداری و مالی
6
دبیرخانه معاونت برنامهریزی
8
مسئولین دفاتر در معاونت اداری و مالی
8
رؤسای ادارات در معاونت اداری و مالی
12
دبیرخانه معاونت اقتصادی
6
دبیرخانه معاونت تولید – مجلس – معادن
14
مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت تولید
25
مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت اقتصادی
16
معاونین و مدیران کل
2
جمع
111 نفر
6-4- نصب و راهاندازی
سیستم اتوماسیون اداری به عنوان اولین گام در دبیرخانه مرکزی ساختمان شماره یک و دو نصب گردیده است و در حال حاضر دبیرخانههای مرکزی نامهها را از طریق سیستم جدید شماره و ثبت مینمایند. علاوه بر این نامهها Scan شده و تصویر نامهها در سیستم موجود میباشد و معاونت‌ها با توجه سطح دسترسی میتوانند نامههای مورد نظر را ملاحظه نمایند. از آنجائیکه نصب سیستم در معاونت‌ها تا سطح مدیران کل انجام گردیده است، گردش نامهها به صورت دستی و ثبت آنها به صورت مکانیزه انجام میپذیرد. پس از نصب سیستم برای رؤسای ادارات و کارشناسان امکان گردش نامهها به صورت مکانیزه فراهم میگردد. درحال حاضر در معاونتهای اداری و مالی، اقتصادی و امور بینالملل و معاونت برنامهریزی، توسعه و فناوری دبیرخانه فرعی معاونت شکل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سیستم ثبت میگردد. معاونت تولید، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودی دبیرخانه این معاونت‌ها نیز به صورت متمرکز تشکیل میگردد. در مرحله بعدی نصب سیستم برای رؤسای ادارات انجام پذیرفته و نامه میتواند به صورت مکانیزه در سیستم گردش نماید. بدیهی است که برای گردش کامل نامه به صورت مکانیزه کارشناسان نیز بایستی دارای سیستم شوند. نصب و راهاندازی سیستم در اولین مرحله تا سطح مدیران کل انجام شده و سپس به رؤسای ادارات تسری مییابد.
در معاونتهایی که سیستم راهاندازی شده است، نامهها تا سطح معاونین و مدیران کل قابل دسترسی میباشد.
7-4- پشتیبانی
در زمینه پشتیبانی از سیستم فعالیتهای زیر در جریان میباشد :
- نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه مرکزی
- نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه معاونت‌ها
- رفع مشکلات موجود حین انجام کار
- انجام هماهنگیهای لازم در مورد اشکالات سختافزاری
پشتیبانی از اولین نصب سیستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت یک سال نیز تداوم خواهد داشت.
این فقط قسمتی از متن مقاله است . جهت دریافت کل متن مقاله ، لطفا آن را خریداری نمایید
دانلود تحقیق کامل درمورد طرح اتوماسیون اداری