دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .
بررسی تاثیر بسته های نرم افزاری و سیستم های اطلاعاتی حسابداری بر میزان افشاء کافی اطلاعات در صورتهای مالی شرکت های عضو بورس اوراق بهادار تهرانمقدمه:
امروزه توسعه اقتصادی بر پایه دسترسی به منابع مالی برای سرمایهگذاری استوار میباشد. این در حالیست که تصمیم سرمایهگذاران در خصوص سرمایهگذاری، به نوبه خود به وجود یک سیستم اطلاعاتی مناسب بستگی دارد.
حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است. این سیستم اطلاعاتی به عنوان زیر مجموعه سیستمهای اطلاعاتی مدیریت، وظیفه پردازش دادههای مالی را برعهده دارد. اگرچه استفادهکننده بخش عمدهای از محصولات این سیستم اطلاعاتی، مدیریت یک واحد اقتصادی است، اما مدیریت بنا به وظایف و مسئولیتهایی که در قبال گروههای مختلف استفادهکنندگان مالی واحدهای اقتصادی دارد، اطلاعات مختلفی را در اختیار استفادهکنندگان خارج از واحدهای اقتصادی قرار میدهد. گزارشهای مالی سالانه از مهمترین محصول سیستمهای اطلاعاتی حسابداری است که برای گروههای مختلفی از استفادهکنندگان خارجی اطلاعات مالی، در چهارچوب مشخصی ارائه میشود.
ازآنـجاییکه سرمایه گذاران و اعتباردهندگان دو گروه اصلی بـرون سـازمانی اطـلاعات مالی بشمار می روند و فراهم کردن اطلاعات مربـوط بـرای این دو گـروه یکی از رسالت های اصـلی مدیریت و سیستم های حسـابداری می باشد لذا تصمیمات سرمایه گذاران واعتبار دهندگان و استفاده آنها از اطلاعات دارای گستردگی بسیار بیشتری نسبت به سایر گروههای خارجی میباشد و به همین دلیل تصـمیمات انها دارای تاثیرات عمده ای در تخصیص منابع اقتصادی یک کشور است و توجه ویژه به نوع نیازهای اطلاعاتی این افراد ضرورت دارد. بـنابـراین گــزارشگـری مـالی باید اطـلاعـاتی فـراهـم سـازد کـه بـرای سرمایه گذاران و اعتبار دهندگان بالفعل و بالقوه وسایر استفاده کنندگان در تصمیم گیریهای سرمایه گذاری واعطای اعتبار وسایر تصمیمات مشابه مفید واقع شود.
گزارشـگری مـالـی تخـصیص مـنابع سرمایه در یک شرکت تجاری و قابلیت سوددهی آن را افشاء می نماید. بدیهی است که اصل افشاء به عنوان یکی از اصول حسابداری کـلیه واقـعیت های بـا اهـمیـت و مـربوط در رابـطه با رویداد ها و فعالیت های واحد تجاری را بیان می نماید. افشاء کافی ,افشاء مناسب و افشاء کامل اصطلاحاتی است که در کتب و مقالات حسابداری برای توصیف افشاء به کار میرود اما متداولـترین آن افـشاء کــافی مـی بـاشد که حاکی از حداقل افشای مورد نیاز است و یا به عبارتی دیگر مفهوم افشاء کافی بیان کننده این موضوع است که صورتهای مالی نباید گمراه کننده باشد.
افشای مناسب به برخورد یکسان با کلیه استفاده کنندگان بالقوه در خصوص افشای اطلاعات مالی دلالت می کند . ارائه کلیه اطلاعات به گونه ای که تصویر کاملی از فعالیتها و رویدادهای مالی واحد تجاری را بیان نماید حاکی از افشای کامل می باشد. اگر چه لازم است صورتهای مالی به نحو کامل ارائه شود اما نباید حاوی اطلاعات بیش از حد و بی اهمیت باشد زیرا ممکن است توجه استفاده کنندگان صورتهای مالی به اطلاعات جزئی و کم اهمیت معطوف و در نتیجه رویدادها و عملیات با اهمیت نادیده گرفته شود. در ضمن میزان افشای اطلاعات در گزارشگری مالی علاوه بر هماهنگی با نیاز و خبرگی استفاده کنندگان گزارشهای مالی به ویژگیها و معیارهای مورد انتظار از افشاء نیز وابسته است. از طرفی فناوری اطلاعات و ایجاد سیستمهای اطلاعاتی حسابداری عنصری کلیدی در حذف محدودیت زمانی و مکانی ، دسترسی بهتر و سریع به اطلاعات، به روز بودن و .... است .
بعبارتی ایجاد سیستمهای اطلاعاتی حسابداری کامپیوتری و بسته های نرم افزاری تولید شده توسط شرکتهای صاحب نام ، روش انجام کارها را دگرگون ساخته وباعث شده بستری که بر کاغذ بنا شده بود ، به بسترهای الکترو نیکی تبدیل شود .
این امر در تمام کشورهای و در ارتباط با انواع سازمانها مشهود است . در کشور ما نیز تعداد تولید کنندگان این سیستمهای اطلاعاتی و نرم افزارهای مالی و حسابداری روز به روز افزایش می یابد .
لذا در این پژوهش با توجه به اینکه موضوع تحقیق (بررسی تاثیر بسته های نرم افزاری و سیستم های اطلاعاتی حسابداری بر میزان افشاء کافی در صورتهای مالی) میباشد تلاش داریم تا ارتباط بین بسته های نرم افزاری و سیستم های اطلاعاتی حسابداری و میزان افشاء کافی در صورتهای مالی را مورد توجه قرار داده و با توجه به حساسیت موضوع به بررسی بپردازیم.
فصل اول
کلیات تحقیق
1-1 مقدمه
انقلاب صنعتی در اروپا باعث بوجود آمدن شرکتها و کارخانههای بزرگ گردید که این شرکتها نیاز به سرمایههای زیادی داشتند. تأمین این سرمایهها از طریق یک یا چند نفر امکانپذیر نبود لذا از طریق جذب سرمایههای کوچک توسط شرکتهای سهامی، اقدام به سرمایهگذاریهای کلان گردید. با توجه به ویژگیهای شرکتهای سهامی عام از جمله قابلیت نقل و انتقال آسان سهام این شرکتها، بورسهای اوراق بهادار رونق گرفت و به این ترتیب استفاده کنندگان از اطلاعات مالی شرکتها افزایش یافتند.
امروزه توسعه اقتصادی بر پایه دسترسی به منابع مالی برای سرمایهگذاری استوار میباشد. این در حالیست که تصمیم سرمایهگذاران در خصوص سرمایهگذاری، به نوبه خود به وجود یک سیستم اطلاعاتی مناسب بستگی دارد.
حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است. این سیستم اطلاعاتی به عنوان زیر مجموعه سیستمهای اطلاعاتی مدیریت، وظیفه پردازش دادههای مالی را برعهده دارد. اگرچه استفادهکننده بخش عمدهای از محصولات این سیستم اطلاعاتی، مدیریت یک واحد اقتصادی است، اما مدیریت بنا به وظایف و مسئولیتهایی که در قبال گروههای مختلف استفادهکنندگان مالی واحدهای اقتصادی، اطلاعات مختلفی را در اختیار استفادهکنندگان خارج از واحدهای اقتصادی قرار میدهد. گزارشهای مالی سالانه از مهمترین محصول سیستمهای اطلاعاتی حسابداری است که برای گروههای مختلفی از استفادهکنندگان خارجی اطلاعات مالی، در چهارچوب مشخصی ارائه میشود(عرب مازار یزدی،٬1374 ص18) 1 .
بخش عمده ای از اطلاعاتی که در سازمانها جهت تصمیم گیری مدیران مورد نیاز است ، اطلاعات حسابداری است . بیشتر تصمیمات مدیران در تصمیم گیریها ی اقتصادی و انتخاب راه کارهایی که به حداکثر کردن سود و حداقل نمودن هزینه و قیمت تمام شده منجر میشود را اطلاعات حسابداری تشکیل میدهد . از آنجا که حسابداری در پی اندازه گیری و ارائه اطلاعات اقتصادی به استفاده کنندگان جهت قضاوت و تصمیم گیری های آگاهانه بوده و آن را به عنوان یک سیستم اطلاعاتی می شناسیم ، بنا براین برای موفقیت سازمانها با توجه به اهمیت و تأثیر گذاری گزارشهای قابل استخراج از سیستمهای اطلاعاتی حسابداری ، مدیران در تصمیم گیریهای خودبه بهره وری ها ی صحیح از اطلاعات با کیفیت این سیستم نیاز مندند .
حسایداری یک سیستم اطلاعاتی است و مدیران باید جهت تصمیم گیریهای بهتر اطلاعات مناسب و با کیفیت را از تمام کانالهای رسمی و غیر رسمی به دست آورند .
از طرفی فناوری اطلاعات و ایجاد سیستمهای اطلاعاتی حسابداری عنصری کلیدی در حذف محدودیت زمانی و مکانی ، دسترسی بهتر و سریع به اطلاعات، به روز بودن و .... است .
بعبارتی ایجاد سیستمهای اطلاعاتی حسابداری کامپیوتری و بسته های نرم افزاری تولید شده توسط شرکتهای صاحب نام ، روش انجام کارها را دگرگون ساخته وباعث شده بستری که بر کاغذ بنا شده بود ، به بسترهای الکترو نیکی تبدیل شود .
این امر در تمام کشورهای و در ارتباط با انواع سازمانها مشهود است . در کشور ما نیز تعداد تولید کنندگان این سیستمهای اطلاعاتی و نرم افزارهای مالی و حسابداری روز به روز افزایش می یابد .
از سوی دیگر ، هدفهای صورتهای مالی و منابع حسابداری ایجاب می کند ، اطلاعاتی که صورتهای مالی شرکتها فراهم می آ ورد از ویژ گیهای معینی بر خوردار باشد تا در تصمیم گیریهای سرمایه گذاران و اعتبار دهندگان فعلی و بالقوه و سایر استفاده کننندگان مؤثر واقع شود این ویژگیها را ویژگیهای کیفی اطلاعات حسابداری نامیده که عبارتنداز :
1-مربوط بودن : شامل به موقع بودن ، سودمندی در پیش بینی و سودمندی در ارزیابی .
2- فابلیت اعتماد : شامل قابلیت تأ یید ، معتبر بودن (کامل بودن ، صحیح بودن ، و رجحان محتوا بر شکل )وبی طرفانه بودن
3- قابلیت مقایسه : شامل ثبات رویه و افشای کافی .
4- قابل فهم بودن :ادغام و طبقه بندی ٬ میزان توان استفاده کننده
فلذا تحولات پیاپی وپیشرفتهای سریع در دامنه فعالیت و انواع واحدهای اقتصادی در جریان است که لزوم تهیه و ارائه اطلاعات مالی مربوط ، قابل اعتماد و قابل مقایسه را توسط واحدهای اقتصادی تشدید کرده است . هم چنین رشد فزاینده پیچیدگیهای جامعه ، نیاز به اطلاعات اقتصادی مربوط با سیستمهای اطلاعاتی و فرآ یندهای مولد اطلاعات را توجیه میکند .
بنا بر این با توجه به قابلیتهای بالقوه سیستمهای اطلاعاتی حسابداری و بسته های آ ماده نرم افزاری به عنوان سیستمهای اطلاعاتی حسابداری کامپیوتری ، در این تحقیق به دنبال بررسی این موضوع میباشیم که استفاده از این فناوری اطلاعاتی نقش و تأ ثیری بر میزان افشا کافی در صورتها ی مالی دارد یا خیر .
آیا این اطلاعات از ویژگیهای کیفی " مربوط بودن "، "قابلیت مقایسه "و قابلیت اعتماد" و "قابل فهم بودن" برخوردار میباشد تا بتواند نیاز استفاده کنندگان را به درستی بر آورده سازد .
2-1 تاریخچه مطالعاتی
در خارج از کشور آنچه بیشتر مورد بررسی قرار گرفته نقش فناوری اطلاعات بر صورتهای مالی حسابرسی شده بوده است .«گراهام و بالدوین» در سال 2003 بیان کردند که استفاده از اطلاعات در صورتهای مالی می تواند روند قضاوت را تحت تاثیر قرار دهد به عبارت بهتر «مربوط بودن» تحت تاثیر می گذارد .
« تئودرجی ماک» در مقاله ا ی تحت عنوان « مفاهیم ارزش اطلاعات حسابداری» به ضرورت شناخت ارزش اطلاعات تاکید کرده و بیان کرده است ارزش اطلاعات ضرورت به کارگیری مناسب از سیستم های اطلاعاتی حسابداری را ایجاب می کند . ولــیـکن در داخل کــشـور مـقـالاتی تحـت این عنوان به صورت صـریح وجود ندارد اما در برخی از مقالات و پایان نامه در سطـح بسیار محـدودی اشـاراتی گردیده است از جـمله در رساله دکتری آقای محمد عرب مازار یزدی تحت عنوان محتوای افزاینده جریانهای نقدی و تعهدی و نیز پایان نامه کارشناسی ارشد دانشگاه ازاد اسلامی واحد بروجرد با عنوان (بررسی تاثیر استاندارد های حسابــداری ایـران بر سطـح افشاء در شرکتهای پذیرفته شده در بورس اوراق بهادار تهران).
3-1 بیان مسأله
اهمیت دسترسی به اطلاعات برای اتخاذ تصمیمی صحیح در گذشته به سان امروز مورد توجه قرار نداشت . اما امروزه ، اطلاعات مهم ترین منبع در اختیار مدیربعد از منابع انسانی محسوب میگردد .
از آنجا که افراد در جریان آغاز تصمیم به منابع اطلاعاتی چند گانه متوسل می شوند و با توجه به افزایش حجم و سرعت تولید اطلاعات ، ایجاد نوعی سیستم ضروری است که تمام این اطلاعات را پالایش ، فشرده ، ذخیره و منتقل نماید . و به همین سبب است که نظام اطلاعاتی مدیریت شکل میگیرد.
سیستم اطلاعات حسابداری به عنوان بخشی از این نظام ، رویدادها ی مالی را ، ثبت و تلخیص کرده و سپس به عنوان اطلاعات حسابداری ، جهت پشتیبانی از فرآیند تصمیم گیری مدیریت گزارش می کند .
از سوی دیگر ، انقلاب فناوری و انفجار اطلاعات منطق کسب و کار کلاسیک را زیر سوال برده است .در نتیجه سازمانها ، شرکتها و موسسات ، طیف گسترده ای از گزینه های راهبردی و ساختارهای سازمانی راتجربه می کنند . مدل کسب و کار جاری سازمانها ، ریشه در اقتصاد صنعتی دارد . از این رو تناسب آن با نیازهای امروز مورد تردید است . برخی از صاحبنظران نظرات خود را در قالب سازمان دانش محور مطرح می کنند، دیگران از انتقال به اقتصاد خدمت محور متمرکز بر هوش و خرد سخن به میان میآورند ، بعضی از تمرکزجدی بر شایستگی های محوری و طراحی سازمان به گونه ای بحث میکنند که بهترین وجه آن شایستگی ها را به صورت اهرم نفوذ درآورد . بعضی دیگر نیز طرفدار سازمان منعطف و کوچک اند (دراکر،1993، 52) .
نظریات بیشتری را نیز میتوان برشمرد ولی پیام همگی روشن است و آن اینکه مدلهای جاری راهبرد و ساختار برای پاسخگویی به چالشهای حتمی عصر اطلاعات به طور باور نکردنی نا کافی است .
دسترسی به مفید ترین و مربوط ترین اطلاعات میتواند موجبات بقای واحد اقتصادی را فراهم آورد .
امروزه موسسات و شرکتهای بزرگ و کوچک بسیاری ، از بسته های نرم افزاری تولید شده و ایجاد سیستم های خاص به عنوان سیستمهای اطلاعاتی استفاده مینمایند .
این امر در تمام کشورها و در ارتباط با انواع سازمانها مشهود است . در کشور ما نیز رشد استفاده از بسته های نرم افزاری و ایجاد سیستمهای اطلاعاتی حسابداری روز به روز بیشتر شده و تعداد شرکتها و سازمانهایی که به استقرار آ نها دست میزنند افزایش می یابد .
در چنین فضایی بواسطه اهمیت افشاگری در صورتهای مالی بررسی نقش این سیستم های مستقر شده٬ حایز اهمیت میشود .
4-1 فرضیه های تحقیق
1-4-1 فرضیه اصلی
بسته های نرم افزاری و سیستمهای اطلاعاتی حسابداری بر میزان افشا کافی اطلاعات در صورتهای مالی در سطح شرکتهای بورسی تأثیر دارند .
2-4-1 فرضیه های فرعی
1- سیستم های اطلاعاتی و بسته های نرم افزاری حسابداری بر ویژگی «مربوط بودن» در ارائه مطلوب صورتهای مالی تاثیر دارند .
2- سیستم های اطلاعاتی و بسته های نرم افزاری حسابداری بر ویژگی«قابلیت مقایسه» در ارائه مطلوب صورتهای مالی تاثیر دارند.
3- سیستم های اطلاعاتی و بسته های نرم افزاری حسابداری بر ویژگی« قابلیت اعتماد» در ارائه مطلوب صورتهای مالی تاثیر دارند.
4- سیستم های اطلاعاتی و بسته های نرم افزاری حسابداری بر ویژگی« قابل فهم بودن» در ارائه مطلوب صورتهای مالی تاثیر دارند.
5-1 ضرورت انجام تحقیق
از آنجاییکه سهامداران سرمایهگذاران، اعتبار دهندگان و سایر استفادهکنندگان از صورتهای مالی برای مقاصد تصمیمگیری از اطلاعات درونی شرکت آگاهی کافی ندارند و همچنین همواره به دنبال کسب اطلاعاتی برای ارزیابی عملکرد و ریسکسنجی شرکتهای مورد نظر خود میباشند تا بتوانند در آنها سرمایهگذاری کنند، لذا هر ساله شرکتها یک سری از اطلاعات مالی و غیر مالی خود را در قالب گزارشات مالی افشاء مینمایند که این افشا باعث آگاهی سهامدارن از وضعیت مالی و نتایج عملکرد و قدرت انعطا فپذیری مالی شرکت در هر دوره میشود.
از طرفی امروزه تحولات شگرفی درزمینه روشهای جمع آوری وارائه اطلاعات رخ داده و پیشرفتهایی آن فرا گیر شده است . به طوریکه روندهای دگرگونی را در زمینه های مختلف ایجاد کرده است .
مهمترین ویژگیهای آن سرعت زیاد در پردازش داده ها ، دقت فوق العاده زیاد ، سرعت بالای دسترسی به اطلاعات ، به روز بودن ، امکان مبادله ا لکترونیکی اطلاعات با کیفیت بالا ، قیمت فوق العاده ارزان و رو به کاهش است . از طرفی گسترش حجم عملیات و پیچیده تر شدن امور را در پیش داریم .باتوجه به این عوامل دیگر نیازی به توجیه استفاده از آنهادر دنیای امروز نخواهیم داشت و حسابداری نیز ناگزیر است از تمام یا برخی از روشهای نو در ادامه خدمات و وظایف خود استفاده نماید .
زیرا به گفته گری ساندم رئیس سابق انجمن حسابدارن آمریکا ،نقش اطلاعات در جامعه اهمیت بیشتری پیدا کرده است .
پس تهیه کنندگان اطلاعات بویژه حسابدارن باید تهیه کننده اطلاعات مربوط و با کیفیت بالا باشند تا خدمتشان با قیمتهای بالا خریدار داشته باشد ، در غیر این صورت در آینده جایگاهی نخواهند داشت .
بنا براین تحقیقات در این زمینه برای شناخت و تأثیر گذاری سیستمهای اطلاعاتی و نقش آنها در افزایش و ارتقاء کیفیت حرفه و پیشرفت حسابداری وارائه مطلوب صورتهای مالی هم زمان با تحولات اساسی در فناوری اطلاعات لازم و ضروری به نظر می اید.
علاوه براینکه برد وسیع و پر نفوذ سیستمهای خودکار در سازمانها و تأکید فزاینده بر اطمینان از صحت و ایمنی فرآیندها ی مبتنی بر فناوری اطلاعات ،نیاز به متخصصان حسابداری با دانش و مهارتهای کنترل فناوری اطلاعات و ارتباطات را افزایش داده است.
هیأت استانداردهای حسابداری FASB نیز در بیانیه مفاهیم حسابداری شماره 2 حسابداری را به عنوان یک سیستم اطلاعاتی تعریف کرده است . دراین بیانیه همچنین بیان شده که هدف اولیه و اصلی حسابداری فراهم آوردن اطلاعات مفید برای تصمیم گیرندگان است. مطالعه آلبرت و ماک در سال 2000 نیز موید این مطلب است .
همه این موارد نقش و ضرورت ارزیابی این سیستمها ی اطلاعاتی و سطح ارائه مطلوب صورتهای مالی بدست آمده از آنها را معین می سازد .
6-1 اهداف تحقیق
هدف تحقیق را میتوان تعیین میزان تأثیر گذاری بسته های نرم افزاری و سیستمهای اطلاعاتی بر میزان افشاء کافی در صورتهای مالی نام برد .
اطلاع از میزان نقش بسته های نرم افزاری و سیستمهای اطلاعاتی ما را درانتخاب و استفاده بهینه از آنها در جهت افشا و ارائه مطلوب اطلاعات در صورتهای مالی هدایت میسازد و حتی صرف میزان هزینه جهت استقرار از آنها را توجیه مینماید .
بدیهی است ارزیابی سیستمهای اطلاعاتی حسابداری کامپیوتری و بسته های نرم افزاری با محک مناسب بر میزان افشا کافی و ارائه مطلوب صورتهای مالی می تواند مورد استفاده مدیران مالی ، حسابداران ، کارگزاران بورس اوراق بهادار ، برنامه نویسان و شرکتهای نرم افزاری مالی و اداری ، کارشناسان سیستمهای اطلاعاتی و حسابرسان باشد تابتوانند تصور صحیحی از اطلاعات کسب شده داشته باشند و تصمیمات درستی را در مواقع لزوم اخذ نمایند .
7-1 حدود مطالعاتی
در این تحقیق حسابرسان معتمد سازمان بورس اوراق بهادار و اساتید و هیئت علمی دانشگاه های دولتی وآزاد در جامعه آماری لحاظ خواهند شد و تأثیر بسته های نرم افزاری و سیستمهای اطلاعاتی حسابداری بر میزان افشا کافی صورتها ی مالی شرکتهای بورسی تهران در قالب پرسشنامه ای مورد سؤال و بررسی قرار خواهد گرفت .
این تحقیق از نظر زمانی از نوع تحقیقات مقطعی است ، چرا که در یک محدوده زمانی صورت گرفته و واقعیت را در یک برهه زمانی کنکاش میکند
8-1 تعریف واژگان کلیدی
برای ارائه صورتهای مالی به نحو مطلوب به نحوی که افشای کافی در آن صورت گرفته باشد ، باید اطلااعات ارائه شده دارای ویژگیهای متعددی باشند که چهار رکن اصلی آنها مربوط بودن ، قابل مقایسه بودن ، قابل فهم بودن و قابل اعتماد بودن میباشد.
مربوط بودن: مربوط بودن یکی از ویژگیهای مهم اطلاعات حسابداری است. کلیه اطلاعاتی را که در تصمیم گیری نسبت به یک مساله موثر واقع شود، اطلاعات مربوط مینامند. بنابراین، مربوط بودن را میتوان در قالب تأثیر اطلاعات حسابداری بر تصمیمهای استفاده کنندگان در مورد ارزیابی نتایج رویدادهای گذشته و پیش بینی آثار رویدادهای فعلی یا آتی و یا اصلاح انتظارات آنان بیان کرد. اگر چه این ویژگی در تهیه گزارشهای برون سازمانی و درون سازمانی اهمیت زیادی دارد، اما اهمیت آن در بررسیهای درون سازمانی بیشتر است.
قابل مقایسه بودن: قابل مقایسه بودن به این معناست که اطلاعات تهیه شده در یک شرکت یا شرکتهای متفاوت بر اساس اصول، روشهای حسابداری، طبقهبندی، نحوه افشای حقایق و چارچوب مشابه ارایه شود تا خصوصیات مشابه آنها، مقایسه آنها را امکانپذیر سازد. ویژگی قابلیت مقایسه مبتنی است بر :
الف) رعایت یکنواختی: که به قابلیت مقایسه اطلاعات ارائه شده واحدتجاری در طول زمان اشاره دارد.
ب) همسانی رویه ها : که به قابلیت مقایسه نتایج گزارش شده بین دو یا چند واحد تجاری در مقطع یا مقاطع زمانی یکسان اشاره دارد.
قابل فهم بودن: اطلاعات مالی باید برای اشخاصی که دانش متعارفی از حسابداری دارند قابل فهم و استفاده باشد.
درتهیه صورتهای مالی باید از بکارگیری اصطلاحات مبهم و نامانوس پرهیزشود.
قابلیت اعتماد: به اعتماد و اتکایی اشاره دارد که استفاده کننده گان میتوانند بر اندازه گیریهای گزارش شده درصورتهای مالی اساسی داشته باشند.
اما بعلت وجود تضاد بین ویژگیهای کیفی اطلاعات حسابداری ،اگرچه یک اندازه گیری ممکن است ازقابلیت اتکای زیادی برخوردار باشد ولی از لحاظ نیازهای استفاده کننده گان مربوط محسوب نشود.
فصل دوم
مروری بر ادبیات تحقیق
1-2 مقدمه
حسابداری را میتوان زبان تجارت دانست که از آن به عنوان ابزار برقراری ارتباط استفاده می شود . در گذشته حسابداری به منظور شناسایی ، اندازه گیری ، ثبت ، طبقه بند ی ، تلخیص و گزارش دهی عملیات مالی مورد استفاده قرار میگرفت . اما همگام با پیشرفت دانش و فن آوری حسابداری نیز متحول شده و در حال حاضر ، از جمله ابزارهای مهم کنترل ، برنامه ریزی و تصمیم گیری محسوب میشود . به همین لحاظ تغییرات عمده ای نیز در نگرش به حسابداری ایجاد شده که از مهمترین آنها دیدگاه «حسابداری به عنوان سیستم اطلاعاتی » است . این تعریف از حسابداری برای اولین بار در سال 1996 توسط انجمن حسابداری امریکا در بیانیه ای تحت عنوان بیانیه نظریه اساسی حسابداری ارائه گردید .
هر سیستم حسابداری باید اطلاعات مربوط به رویدادها ، معاملات و عملیات مالی را پردازش کند و صورتها و گزارشها ی مورد نیاز را فراهم آورد . این کار مستلزم آن است که ابتدا اطلاعات مالی مورد نیاز یا در واقع اطلاعات و گزارشهای خروجی سیستم ، تعیین و سپس اطلاعات ورود ی لازم برای رسیدن به اطلاعات مزبور فراهم شود و سرانجام روشها و وسایلی که میتواند پردازش را انجام دهد، انتخاب گردد .
یکی از انواع سیستمهای حسابداری که پس ازاین به آن اشاره خواهیم کرد ، سیستمهای حسابداری کامپیوتری میباشد که با استفاده از بسته های نرم افزاری در جهت طبقه بندی٬ تلخیص و گزارش دهی صورت های مالی گامی اساسی بر خواهد داشت
اطلاعات مفید حسابداری که از این طریق جهت استفاده کنندگان تهیه میگردد باید دارای ویژگیهای زیر باشد :
1- قابل فهم بودن :
اطلاعات حسابداری باید برای مدیران قابل فهم باشد ، دانش مالی و نحوه ارائه اطلاعات با این ویژگی در ارتباط است .
2 – مربوط بودن :
اطلاعات حسابداری باید با مسأله یا تصمیم در دست بررسی مرتبط باشد . اطلاعاتی که به موقع تهیه و در ازریابی تصمیمات گذشته و پیش بینی های آ ینده موثر واقع شود ، مربوطه محسوب میشود .
3-قابل اتکا بودن :
اطلاعاتی قابل اتکا است که عاری از خطا و جانبداری باشد . کامل بودن ، صحییح بودن ، بیطرفانه بودن ، و قابلیت تأیید داشتن از نشانه های قابل اتکا بودن اطلاعات حسابداری میباشد .
4- قابل مقایسه بودن :
استفاده کنندگان بایستی بتوانند اطلاعات حسابداری را در طول زمان ، مورد مقایسه قرار دهند و نیز بتوانند وضعیت مالی و نتایج عملیات موسسه های دیگر را باموسسه خود مقایسه کنند .
در این پژوهش نقش سیستمهای اطلاعات حسابداری بر مطلوبیت ارائه صورتهای مالی مورد ارزیابی قرار میگیرد .
2-2تعاریف عملیاتی
1-2-2 تعریف سیستم اطلاعات
یک سیستم اطلاعات که گاهی اوقات سیستم پردازش داده نامیده میشود یک سیستم مصنوعی است که متشکل از مجموعه کاملی از مولفه های دستی و رایانه ای میباشد که برای جمع آوری ، ذخیره و اداره داده ها و تهیه اطلاعات مورد نیاز کار بران تهیه شده است شکل زیر اجزا فعال یک سیستم اطلاعات را نشان میدهد .
شکل 1-2 اجزاء فعال یک سیستم اطلاعات
1-1-2-2 تعریف سیستم اطلاعاتی مدیریت
سیستم اطلاعاتی مدیریت نوعی سیستم مصنوعی است که شامل مجموعه ای از مولفه های رایانه ای و دستی میباشد که برای تسهیل عملیات یک شرکت و حمایت از فرایند تصمیم گیری ازطریق اطلاعاتی که مدیران میتوانند برای برنامه ریزی و نظارت بر فعالیتهای شرکت استفاده نمایند ، ایجاد شده است .
یک سیستم اطلاعاتی مدیریت نسبت به یک سیستم اطلاعات ساده هدف بالا تری را دارد . سیستم اطلاعاتی مدیریت از اطلاعات برون داد جهت اتخاذ تصمیم میکند .
شکل زیر مولفه های یک سیستم اطلاعاتی مدیریت را به تصویر می کشد.
شکل 2-2 مولفه های یک سیستم اطلاعاتی مدیریت
2-1-2-2 سیستم های اطلاعاتی حسابداری
سیستم اطلاعاتی حسابداری بخشی اساسی از سیستم اطلاعاتی مدیریت است که داده های (ورودی های )بدست آمده از رویدادهای مالی را دریافت نموده و پس از انجام پردازش روی آنها ، اطلاعات مالی مفید برای استفاده کنندگان ( درون سازمانی یا برون سازمانی ) ارائه میدهد .
این سیستم را میتوان به صورت ساده در قالب شکل زیر تصویر کرد .
شکل 3-2 پردازش بر روی اطلاعات مالی در سیستم اطلاعات حسابداری
اطلاعات ( گزارشات) داده ها ( اسناد و مدرک )
باز خورد ( کنترل )
2-2-2 تعریف سیستم اطلاعات حسابداری
تعاریف متعددی از سیستم اطلاعات حسابداری ارائه شده است . در یک تعریف سیستم اطلاعات حسابداری عبارت از مولفه ها و عناصری از سازمان است که از طریق پردازش رویداها ی مالی اطلاعات هشدار دهنده را اطلاعات مبنای تصمیم گیری را در اختیار استفاده کنندگان از این اطلاعات قرار میدهد . در تعریفی جامع تر سیستم اطلاعات حسابداری عهده دار وظیفه تبدیل داده ها ی اطلاعاتی به گزارشهای سودمند مالی واردبه ان به مدیریت درون سازمان ومراجع بیرون از سازمان جهت تصمیم گیری ست.تبدیل دادهای اطلاعاتی به گزارشهای مالی درسیستمهای اطلاعات حسابداری در قالب فرآیند جمع آوری ، طبقه بندی ، پردازش ، تجزیه و تحلیل و انتقال اطلاعات صورت می گیرد.
تعریف جامع تری که از سیستم اطلاعات حسابداری ارائه شده است ، چنین است :
سیستم اطلاعات حسابداری عهده دار وظیفه تبدیل داده های اطلاعاتی به گزار شهای سودمند مالی و ارائه آنها به مدیریت درون سازمان و مراجع بیرون از سازمان جهت تصمیم گیری می باشد . تبدیل داده های اطلاعاتی به گزارشهای مالی در یک سیستم اطلاعاتی حسابداری در قالب فرآیند جمع آوری ، طبقه بندی ، پردازش تجزیه و تحلیل و انتقال ( ارائه ) اطلاعات صورت میگیرد .
اگر بخواهیم عناصر و ویژگیهای اساسی تعاریف فوق را مورد تأکید و تعمق قرار دهیم ، باید نکات زیر را برشماریم :
1- سیستم اطلاعاتی حسابداری از جامعیت برخورد یک مقوله و مفهوم سیستمی برخوردار است .
2- سیستم اطلاعاتی حسابداری هر نوع سازمان ، از جمله بنگاه های اقتصادی و موسسات غیر انتفاعی و بخشهای دولتی و خصوصی را در بر میگیرد .
3- گسترده ارائه محصولات اطلاعاتی یک سیستم حسابداری مراجع بیرونی ومراجع درونی سازمان را در سطح مختلف در بر میگیرد .
4- گزارشهای قابل استخراج از سیستمهای اطلاعاتی حسابداری بر روی مبنای تصمیم گیری قرار گرفته و میتواند دارای ارزش افزوده قابل ملاحظه ای باشد
همانطور که در تعریف سیستم اطلاعات حسابداری بیان شد این سیستم سه نوع اطلاعات را تهیه میکند که عبارتند از :
الف ) اطلاعات مربوط به ثبت نتایج :
این گروه از اطلاعات حوادث و اتفاقات انجام شده در گذشته را نشان میدهد . صورتهای مالی شامل سود و زیان و تراز نامه این گروه اند .
ب) اطلاعات هشدار دهنده :
اطلاعاتی که موجب جلب توجه استفاده کنندگان است . گزارش انحرافات بودجه که مغایرت اطلاعات مربوط به عملیات واقعی و اطلاعات پیش بینی شده را نشان می دهد جزو این گروه اند .
ج)اطلاعات تصمیم گیری :
شامل اطلاعاتی اند که برای تصمیم گیری مورد استفاده قرارمیگیرند . این اطلاعات جهت برنامه نویسی مالی ضروری میباشد و معمولا از نظر زمانی آینده را شامل میگردند .
سیستم حسابداری خود به عنوان یک سیستم جزئی از کل سیستم موسسه بوده واثرات متقابل عوامل محیطی از قبیل عوامل اقتصادی ، سیاسی و اجتماعی رانیز در نظر میگیرد . با توجه به مطالب فوق سیستمهای اطلاعاتی حسابداری را میتوان به صورت زیر نشان داد:
شکل 2-4 تأثیر عوامل اقتصادی ، سیاسی و اجتماعی بر اطلاعات تصمیم گیری
سیستم اطلاعات حسابداری دامنه وسیعتری را نسبت به سیستم حسابداری پردازش داده ها در بر می گیرد .
سیستم اطلاعات حسابداری بخشی از ارتباطات اطلاعاتی غیر رسمی است که به منظور تصمیم گیری اعمال کنترل ، پیش بینی و برنامه ریزی مدیران مورد استفاده قرار میگیرد .
3-2 انواع سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
نظام های اطلاعاتی حسابداری در طیف گستر ده ا ی از سیستم های دستی تا ماشینی قرار دارند .
انتخاب طرق و وسایل پردازش اطلاعات علاوه بر شرایط محیطی و اقتصادی و تکنو لو ژیک جامعه که موسسه در آن فعالیت میکند به سه عامل اساسی زیر بستگی دارد :
1)حجم اطلاعاتی که باید پردازش گردد .
2) مدتی که صرف پردازش اطلاعات می شود و زمانیکه گزارشهای مالی مورد نظر باید آماده باشد .
3)هزینه ای که باید صرف پردازش اطلاعات گردد .
اطلاعات مالی را می توان از طریق سیستم دستی ، میکانیکی ، کامپیوتری ویا ترکیبی از آنها پردازش کرد .
اما درهر حال ، هرسه سیستم نتایج یکسانی رافراهم می آوردند .آنچه دراین تحقیق مورد بحث است ، سیستم های حسابداری می باشد :
الف :سیستم حسابداری دستی
ب : سیستم حسابداری مکانیکی
ج : سیستم حسابداری کامپیوتری
4-2 هدفها ومنابع سیستم اطلاعاتی حسابداری
سیستم اطلاعاتی حسابداری دو هدف بزرگ را در مقابل خواهد داشت .
• ارائه اطلاعات برای عملیات ونیازهای قانونی
• ارا ئه اطلاعات برای تصمیم گیری .
سیستم اطلاعات حسابداری که به این هدفها به طور کامل رسیده باشد منافع با ارزشی خواهد داشت . برای رسیدن این هدف ها دو فعالیت عمده وجود دارد :
• پردازش مبادلات
• پردازش اطلاعات
1-4-2 پردازش مبادلات
مبادلات رویدادها و کنشها یی هستند که برای کارکرد یک شرکت ضروری است . رویدادها ی حسابداری مانند ارسال صورت حساب فروش کالا ، خود نوعی مبادله ارزش اقتصادی است .
بعضی رویدادها نیز وجود دارند که در آ نها مبادله ارزش اقتصادی صورت نمی گیرد ، مانند دریافت یک سفارش ، و از این رو رویدادحسابداری محسوب نمی شوند . مبادلات و رویدادهای حسابداری به وسیله ثبتهای اساسی حسابداری پردازش می شود . مراحل پردازش مبادلات حسابداری را چرخه حسابداری می نامند . چرخه حسابداری اصولا" استاندارد شده است ولزوما" درتمامی شرکتها به یک روش اعمال می شود .
شکل 5-2 چرخه حسابداری
نمونه ای از مبادلات که دراکثرشرکتها مشترک وعمومی است .
• فروش محصولات یاارائه خدمات به مشتریان :
• خرید مواد ، کالا ، خدمات و دارای ثابت از فروشندگان :
• دریافتی صندوق از مشتریان وسایر افراد :
• فهرست حقوق ودستمزد وپرداخت به کارگران وکارکنان .
بعضی از مبادلات از عوامل بیرونی یک شرکت تاشی میشود مانند پرداخت به مشتریان و بعضی نیز از رویدادهای داخلی یک شرکت ایجاد میشود مانند هزینه استهلاک که درپایان سال مالی ، به وقوع می پیوندد .
پردازش مبادلات در یک سیستم اطلاعات حسابدار ی به وسیله سیستمهای زیر صورت میگیردهرنوع ازمبادلات توسط یک سیستم پردازش مبادلات صورت می گیردو ادغام این زیر سیستمها سلامت مالی یک واحد اقتصادی را اندازه گیری خواهد نمود .
اگر سیستم پردازش مبادلات به طوری صحیح طراحی شده باشد منا فع زیر را برای موسسه یا شرکت در پی خواهد داشت :
• پردازش اقتصادی اطلاعات ، کار آمد و موثر خواهد بود .،
• داده ها را به خوبی و با دقت کنترل نمو ده و آ نها را به طور صحیح پردازش میکند.،
• پردازش اقتصادی اطلاعات به هنگام خواهد بود .
2-4-2 پردازش اطلاعات
مقایسه پردازش اطلاعات با پردازش اطلاعات ، اطلاعاتی را جهت تصمیم گیری ارائه میدهد . خروجی یک پردازش اطلاعات به قصد راهنمایی در امر برنامه ریزی و کنترل عملیات یک شرکت میباشد . سیستم اطلاعات حسابداری مجموعه ای از سیستم پردازش اطلاعات مانند حقوق و دستمزد ، دارایی ثابت و سیستم فروش میباشد.
شکل 6-2 سیستم پردازش اطلاعات
جریان دادها جریان اطلاعات
سیستم طراحی شده برای پردازش اطلاعات یا سیستم اطلاعاتی حسابداری باید اطلاعاتی را ارائه دهد که :
• با تصمیم گیری مورد نظر مربوط باشد .،
• قابل اتکا باشد .،
• به مو قع باشد .،
• با دقت ارائه شده باشد .،
• مختصر و مفید باشد .،
فعالیت های یک سیستم اطلاعاتی حسابداری
هر سیستم اطلاعات حسابداری پنج فعالیت عمده را اجرا میکند .
• جمع آوری داده .،
• پردازش داده .،
• مدیریت داده .،
• کنترل داده
• تهیه اطلاعات .
جمع آوری داده شامل ضبط داده ها ، ثبت انها در فرمهای ویژه ، کد گذاری و اطمینان از صحت و کامل بودن آنها است .
پردازش داده شامل مراحل زیر است :
• طبقه بندی و طراحی داده در مقوله های مناسب از پیش تعیین شده .،
• انتقال و یا کپی داده ها در اسناد و مدارک .،
• مرتب کردن داده ها براساس یک یا چند ویژگی .،
• یک کاسه کردن و هم گروه کردن مبادلات با ماهیت مشابه .،
• ادغام یا ترکیب کردن یک یا دو گروه از پرونده داده ها .،
• انجام محاسبات مختلف بر روی داده ها .،
• خلاصه کردن مجموعه داده ها بر اساس کیفیت داده ها .،
• مقایسه کردن یا آزمایش اقلام از گروه های جداگانه یا پروند های متفاوت برای یافتن علت ادغام و یا جدا سازی آنها
مدیریت داده شامل سه مرحله است :
• ذخیره کردن .،
• به روز کردن .،
• استخراج کردن .،
ذخیره کردن یعنی جایگذاری داده ها در مراکز نگهداری که به نام پایگاه داده ها نامیده میشود .
به روز کردن شامل اصلاح داده های ذخیره شده به منظور انعکاس رویدادهای جدید عملیات است .
استخراج کردن نیز شامل دستیابی به داده ها به منظور تهیه گزارش و ارائه اطلاعات پردازش شده یا پردازش بیشتر میباشد .
کنترل و تضمین داده ها به منظور اطمینان از صحت و درستی داده هاست . برای این فعالیت از روشهای گو ناگونی استفاده میشود . یک نمونه از این روشها شامل اعتبار بخشیدن و اثبات کردن داده ها با بررسی و کنترل اسناد و مدارک اولیه داده هاست واصولا بخشی از کنتر ل داخلی حسابداری نیز شامل همین کنترل و بررسی اسناد ومدارک اولیه جهت اعتبار بخشیدن به داده هاست .
تولید اطلاعات شامل مراحل زیر است :
• پردازش اطلاعات به عنوان تفسیر .،
• تعبیر و گزارشگری اطلاعات .
سیستمهای پردازش اطلاعات در موقعیتهای گوناگون دارای تفاوتهای محسوسی هستند بعضی از پردازش ها ی دستی ، و بعضی از پردازشهای یارانه ای استفاده میکنند . بعضی از سیستمها در موسسات غیر انتفاعی و بعضی در موسسات بازرگانی استفاده میشوند .
نظری اجمالی بر سیستمها ی اطلاعاتی
شکل 7-2 سیستمهای اطلاعاتی
5-2 طراحی و استقرار سیستمهای اطلاعاتی حسابداری
روشهای طراحی سیستمهای اطلاعاتی را میتوان به دو دسته عمده زیر طبقه بندی کرد :
1) چرخه تکاملی سنتی
2) چرخه تکاملی ساخت یافته
چرخه تکاملی سنتی تا قبل از دهه 1980 بمنظور انجام فعالیتهای چرخه تکاملی سیستم به کار گرفته میشد که امروز در جوامع اطلاعاتی بنام چرخه تکاملی سنتی نامیده میشود .
اساس روش چرخه تکاملی ساخت یافته براستفاده از متدو لوژی ساخت یافته و ابزارو تکنیک های ساخت رایانه قرار گرفته است در این روش ، توسعه سیستمها شامل یکسری مراحل متوالی با تأثیرات متقابل بر یکدیگر است که از بررسی شروع شده و سپس تجزیه و تحلیل ساخت یافته ، طراحی یافته ،برنامه نویسی ساخت یافته ،آزمون ساخت یافته و نصب انجام خواهد گرفت .
تعدادی از فعالیتها میتوانند به صورت موازی انجام شوند و در هر مرحله نیز مستند سازی انجام میگیرد که خود کمک موثری در انجام فعالیتهتای مراحل بعدی خواهد بود .
در روش ساخت یافته، سیستمها بر اساس مفهوم واحد قرار گرفته اند . بدین معنی که سیستم از بالا به پایین به زیر سیستمهای کوچکتر و تقریبا مستقلی تقسیم میگردد .
بنابراین بررسی هر یک از سیستمها یا قسمتها ساده تر بوده و بدین شکل خطا یابی و رفع اشکال آنها نیز سریعتر و آسانتر انجام می گیرد . ضمنا در گیری کاربر در طول پرژه با سیستم از سطح بالایی برخوردار است و این موضوع به تأیید مراحل پیموده شده و همچنین به فهم و درک نتیجه نهایی کمک بسیارخواهند کرد . چنانچه مشخص شود که سیستم طراحی شده تمام نیاز های کاربر را تأمین نخواهد کرد امکان ایجاد تغییرات لازم در سیستم با این روش وجود خواهد داشت .
1-5-2 طراحی و اجرای هر یک از سیستمها ی اطلاعاتی
الف ) طراحی و اجرای سیستمهای اطلاعاتی سنتی دارای مراحل هفت گانه زیر است :
1)تشخیص نیاز به داشتن سیستم جدید
2) شناخت سیستم موجود
3) تجزیه و تحلیل اطلاعات حاصل از شناخت و تعیین انتظارات از سیستم
4) طراحی سیستم و انتخاب سخت افزار و نرم افزار مناسب جهت پردازش اطلاعات
5)اجرای سیستم
6) حسابرسی سیستم
7) نگهداری سیستم
ارتباط این مراحل و توالی آنها در شکل زیر نشان داده شده است. البته ذکر این نکته ضروری است که این مراحل در بسیاری از موارد در یکدیگر تأثیر متقابل دارند و همچنین با پیشرفت عملیات طراحی و اجرا ، تیم طراحی با شناخت وآگاهی بیشتری که نسبت به نیاز اطلاعات مدیریت و ابعاد مسئله و محیط سیستم کسب میکنند ناچار به باز گشت به مراحل قبلی بوده و با اعمال تغییرات لازم، مسیر حرکت را اصلاح میکنند . بعنوان مثال همانطوری که در شکل زیر نیز مشاهده میشود حتی در آخرین مرحله یعنی در زمان نگهداری سیستم ممکن است برگشت به اولین مرحله صورت پذیرد وجمع آوری یعنی اطلاعات و شناخت بیشتر سیستم مورد نیاز باشد .
شکل 8-2 مراحل طراحی و اجرای سیستم اطلاعاتی حسابداری
2-5-2 تشخیص نیاز به داشتن سیستم جدید و شناخت سیستم موجود
گام نخست در ایجاد یک سیستم جدید معمولا توسط استفاده کنندگان از سیستم برداشته میشود و این در حالی است که استفاده کنندگان از سیستم موجود ناراضی بوده و خواهان اعمال تجدید نظر در آن و یا جایگزینی آن با سیستم جدید می باشند . تشخیص به موقع و درست مسئله و تشریح آن به متخصص و طراحان سیستمها از اهمیت ویژه ای برخوردار است .
نیاز به اطلاعات به موقع و صحیح و مربوط جهت اعمال کنترل بعنوان ابزار تسهیل تصمیم گیری مدیران سطوح مختلف از جمله عواملی است که ایجاد سیستم جدید تا تجدید نظر در سیستم موجود را ایجاب میکند ولی خصوصیات سیستمی سازمان و توجه به ارتباط متقابل از اجزا و عوامل تشکیل دهنده آن ، تشخیص صحیح عارضه در سیستم سازمانی را نیازمند نگرشی سیستماتیک به کلیه ابعاد می نماید(مکرمی ،1374،صص13-6).
در بسیاری از موارد عوارض و مشکلاتی که نیاز به برداشتن سیستم جدیدی را برای استفاده کنندگان ایجاد می کند ناشی از نارسائیهای است که در سیستم های مرتبط با سیستم مورد نظر به وجود آمده است . به عنوان مثال علت اصلی نارسایی در سیستم حسابداری صنعتی یک موسسه احتمالا" در عدم کفایت سیستم برنامه ریزی و کنترل تولید است و در نتیجه عدم ارتباط واحد های تولیدی با امور مالی و عدم در اختیار گذاردن اطلاعات کمی و فنی تولید است که می بایست مورد تجدید نظر قرار گیرد و یا به طور کلی سیستم موجود درآن طراحی شود .
با توجه به توضیحات فوق می توان نتیجه گرفت که گام اول و تشخیص مسئله را مدیریت و استفاده کنندگان از سیستم بر میدارند ولی تشخیص دقیق عارضه محتاج بررسیهای بیشتری بوده و شناخت سایر سیستمهای مرتبط را ایجاب میکند که این عارضه توسط تحلیل گران سیستمها انجام می گیرد .
مرحله شناخت و بررسی دقیق سیستم موجود ، شامل تهیه گزارش از اطلاعات کسب شده و ارائه آن به مدیریت جهت حصول اطمینان از شناخت نا رسایی موجود در سیستم فعلی است .در این مرحله می بایست شناخت دقیقی از سازمان و سیستم مورد نظر به عمل آید.این مرحله به دو بخش تقسیم می شود:
1)اطلاعات عمومی راجع به سازمان 2 )اطلاعات مربوط به سیستم مورد نظر
1)اطلاعات عمو می راجع به سازمان : در این بخش تاریخچه ای از تشکیل سازمان ،گذشته آن و اهداف و ماموریتهایش و مهم ترین مقررات و قوانین ناظر بر عملیات ، سازمان ، نحوه تامین منابع وچگونگی عرضه دستاوردها و ضع سازمان از نظر مادی ، پرسنلی و تجهیزات تشریح گردیده و معرفی می شود .
برای شناسایی سیستم و تشخیص مشکلات و تقاضا قوت و ضعف سیستم معمولا" فرمهای مخصوصی وجود دارد که باید توسط استفاده کنندگان از سیستم تکمیل گردد تجزیه و تحلیل گر سیستم با دریافت فرم تکمیل شده بررسی های خود را شروع می نماید و با روش های مختلف شامل مصاحبه ، مشاهده اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی سیستم را جمع می نماید .
3-5-2 تجزیه وتحلیل و ارزیابی سیستم
در تعیین انتظارات از سیستم به دو سوال زیر باید پاسخ داده شود :
1) چه خواسته هایی از سیستم در حال حاضر و آینده وجود دارد ؟
2) برای انجام این خواسته ها سیستم چگونه بایست عمل کند ؟
جهت تعیین انتظارات از سیستم اطلاعات مربوط به شناخت سیستم موجود و پیش بینی شرایطی که در آینده برای سازمان اتفاق خواهد افتاد همراه با خواسته ها ، وسیاستها و خط و مشی های مدیریت در هم آمیخته و توسط تحلیل گر تجزیه و تحلیل می گردد به عبارت دیگر این بخش شامل تحلیل و ترکیب اطلاعات ، پیش بینی آینده مدل سازی و حتی پژوهش عملیات
است . در واقع در این مرحله است که را ه حلهای ممکنه فرموله شده و مورد ارزیابی قرار میگیرند در این مرحله ساختار سازمانی مو سسه مورد بررسی قرار می گیرد . کلیه دستورالعملها و آیین نامه های موجود که مسولیت ها و اختیارات را مشخص می نماید مطالعه میشود و همچنین سیستم موجود و کلیه مدارک مربوط به سیستم که گردش عملیات و گردش فرمها را نشان میدهد و همچنین نیاز اطلاعاتی و گزارشهای سیستم مورد ارزیابی و تحلیل قرار میگیرد .
شناخت نیاز اطلاعاتی مدیریت در تعیین انتظارات از سیستم بسیار ضروری و حیاتی است . به همین جهت تحلیل گر سیستم باید با استفاده از انواع روشهای ممکن مصاحبه ، پرسشنامه و مطالعه گزارشات به نیاز اطلاعاتی مدیریت آگاهی یابد . در بعضی موارد مدیریت از تشریح مستقیم نیاز اطلاعاتی خود ناتوان است .بنا براین تحلیل گر سیستم با استفاده از سوالات غیر رسمی مانند اینکه لطفا چهار یا پنج مورد از مسولیتهای خود را ذکر کنید و برای انجام این مسولیتها چهاریاپنج موردازاطلاعاتی که نیاز مندید نام ببرید تا به بخش مهمی از نیازهای اطلاعاتی مدیریت دست یابد . همچنین تحلیل