معمولا استفاده کاربران از آفیس مایکروسافت بر موارد کاربردی عمده از قبیل Outlook , Word , اکسل , پاورپوینت و … متمرکز می شود . اما به طور کلی در آفیس , صرف نظر از ویرایش های مختلف آن , چندین ابزار سودمند دیگر را از زیر گروه Microsoft Office Tools و Microsoft Office از منوی Start ویندوز خواهید یافت .
به گزارش بخش خبر شبکه فن آوری اطلاعات ایران، از دنیای شبکه، اگر به هنگام نصب آفیس از تنظیمات پیش فرض آن استفاده نمایید, هشت یا نه ابزار در زیر گروه Microsoft Office نمایان خواهد شد . یکی از این ابزارها shot viewer- Microsoft Office Access Snap است که تنها به همراه ویرایشی از آفیس نصب می شود که حاوی برنامه اکسس است . برخی از میانبرهای ارائه شده در این زیر گروه در حقیقت به برنامه های واقع در دیسک سخت اشاره دارند و سایر میانبرها به هنگام اولین درخواست اجرا از جانب کاربر, به نصب ابزار مورد نظر می پردازند. چهار عدد از این ابزارها , ابزارهای کاربردی کوچکی هستند و بقیه آنها ابزارهای کمکی می باشند . در ادامه به معرفی گذرا و اجمالی هر یک از ابزارها می پردازیم.
مدیریت تصاویر
Microsoft Office Picture Maneger در مقایسه با ابزارهای ارائه شده پیشین در مجموعه آفیس , قابلیت های ویرایشی کمتری را در اختیار کاربران قرار می دهد. اما به طور موثری جایگزینی برای ابزار ویرایش عکس محسوب می شود که به همراه نسخه های پیشین آفیس ارائه می شد.
همان طور که از نام این ابزار برمی آید, این برنامه بیشتر بر مدیریت عکس ها و تصاویر تمرکز دارد تا ویرایش آنها . در حقیقت این ابزار مشابه برنامه های مستقل تولید آلبوم است که به همراه دوربین های دیجیتال و اسکنرها ارائه می شوند. با این تفاوت که از یک مرورگر ساده تصاویر همانند Windows Picture and Fax Viewer پا را کمی فراتر گذاشته است . این برنامه یک ابزار سودمند جهت سازماندهی, مشاهده و ویرایش ابتدایی تصاویر در فرمت های BMP, EMF,GIF,JPEG,PNG,TIFF و WMF است. به علاوه , امکان فشرده سازی و تبدیل کردن یک فرمت به فرمت دیگر را میسر ساخته است.
رابط کاربر این برنامه یادآور ویندوز اکسپلورر است که در حالت نمایشی View Thumbnail تنظیم شده است . البته این برنامه ویژگی های دیگری را هم دارد . پانل سمت چپ Picture Manager برخلاف ویندوز اکسپلورر , سلسله مراتب کامل پوشه های روی دیسک سخت را نمایان می سازد. در عوض, این پانل میانبردهایی را به پوشه هایی خاص نشان می دهد. چنانچه تصاویر شما در پوشه هایی در یک یا چندین درایو پخش شده باشند , به راحتی می توانید میانبری به پوشه حاوی تصاویر ایجاد نمایید. در این ابزار این قابلیت فراهم است که در صورت نیاز , به هر جایی از هارددیسک بروید.
برای این کار کافی است میانبری را که به پوشه حاوی زیرپوشه ها اشاره دارد. به سلسله مراتب نمایش فایل ها اضافه نمایش نماییم. . با این عمل به راحتی می توانیم در دفعات بعد زیرشاخه مورد نظر را مرور کنیم. به عنوان مثال اگر میانبری را که به درایو C: اشاره دارد به سلسله مرتب بیفزاییم , می توانیم همه این درایو را مرور کنیم .
به منظور افزودن میانبر , ابتدا از منوی File گزینه Add Picture Shortcut را انتخاب کنید, سپس پوشه ای را که مایل به نمایش آن در سلسله مراتب می باشید, مرور نمایید . جهت افزودن خودکار انتخاب نمایید. سپس با استفاده از Task Pane به محل مورد نظر جهت جستجو در آن بروید و در انتها OK را کلیک نمایید. چنانچه به عنوان مثال جستجو در درایوهای محلی را برگزینید , Picture Manager به منظور یافتن تصاویر مورد نظر در تمام درایو را جستجو می کند.
همچنین می توانید جهت حذف میانبرها روی آنها کلیک راست کنید و از منوی نمایان شده گزینه Remove Shorcut را انتخاب نمایید.
هنگام حذف میانبرها توجه داشته باشید که گزینه Delete را به اشتباه انتخاب نکنید . زیرا این گزینه همه پوشه و محتویات آن را از هارددیسک حذف می کند.
همانطور که اشاره شد یکی از قابلیت های مفید این برنامه , توانایی تبدیل کردن تصاویر به فرمت های دیگر است . بدین منظور کافی است که تصویر یا تصاویر دلخواه را انتخاب کنید و از منوی File گزینه Export را برگزینید. سپس از پنجره ی محاوره ای ظاهر شده از فهرست کرکره ای Export With This File Format ,یکی از فرمت های مورد نیاز را انتخاب نمایید و عملیات را خاتمه دهید.
به منظور آشنایی با قابلیت های ویرایشی این برنامه می توانید از منوی Picture اقدام نمایید. این منو به شما امکان می دهد اعمالی نظیر برش , چرخش و تنظیم و روشنایی و تمایز رنگ , حذف قرمزی مردمک چشم , تغییر اندازه و فشرده سازی تصاویر را انجام دهید. چنانچه پس از اعمال قابلیت های ویرایشی روی تصاویر, از حاصل کار رضایت نداشته باشید, به راحتی می توانید با استفاده از گزینه Undo واقع در منوی فایل چندین مرتبه به عقب بازگردید. اما به خاطر داشته باشید که تغییرات تنها در صورت انتخاب گزینه Save از منوی File به صورت دائمی ذخیره خواهد شد. لذا هنگام بستن Picture Manager در صورتی که تغییرات را ذخیره نکرده باشید, برنامه از شما سوالی مبنی بر ذخیره سازی تغییرات خواهد پرسید.
مدیریت اسناد
Microsoft Office Document Imaging و Microsoft Office Document Scanning مکمل یکدیگرن دو با هم کار می کنند . نحوی کار بدین صورت است که ابتدا Document Scanning Tool صفحه مورد نظر را در اختیار Document Imaging Tool انجام دهید. برنامه به منظور اسکن حقیقی تصویر فراخوانی خواهد شد.
داشتن اطلاع در مورد این دو ابزار سودمند است . زیرا ترکیبی از این ابزارها و ویندوز اکس پی توانایی های ممتازی را برای مدیریت اسناد به ارمغان می آورد و از Windows Scanner and Camera Wizard که هیچ قابلیتی جهت OCR ندارد , فراتر می رود. هنگامی که Document Scanning را باز می کنید, ممکن است با سوالی مبنی بر انتخاب اسکنر مواجه شوید. چنانچه این امر محقق نشد و در عین حال بیشتر از یک اسکنر را به صورت نصب شده داشته باشید , روی دکمه Scanner کلیک کنید و از منوی کرکره ای , اسکنر مورد نظر را برگزینید. در این راه با دو گزینه در کادر محاوره ای ظاهر شده مواجه خواهید شد. اگر تمایل داشته باشید درایور برنامه قبل از هر عمل اسکن به منظور بررسی و تغییر تنظیمات نمایان شود, باید گزینه Show Scanner Driver Dialog Befor Scanner علامت زده شده باشد .
اغلب برنامه را می توانید با استفاده از مقادیر از پیش تعیین شده کنترل نمایید. برای مشاهده تنظیمات , ابتدا هریک را انتخاب نمایید . برای مشاهده تنظیمات , ابتدا هریک را انتخاب نمایید و سپس دکمه Edit Selected Preset را کلیک نمایید.
به علاوه با استفاده از دکمه Advanced و عبور در میان برگه های موجود می توان تنظیمات را مشاهده کرد و یا تغییر داد.
در اینجا دو انتخاب وجود دارد, یکی از آنها دکمه Create Shortcut از برگه General است که با آن می توان یک میانبر به Preset جاری برروی دسک تاپ را ایجاد نمود. در نتیجه با استفاده از این میانبر می توان در دفعات بعدی عملیات اسکن را دوبار با کلیک برروی این میانبر انجام داد. چنانچه هربار از تنظیمات یکسانی جهت اسکن اسناد استفاده می کنید,این قابلیت می تواند نقش مهمی را ایفا کند.
انتخاب دیگر OCR است که از برگه ی Processing قابل دسترسی است. با استفاده از OCR متون به کار رفته در تصویر شناسایی می شود. از این رو محتوای فایل اسکن شده در Document Imaging قابل جستجو می شود و سرویس نمایه ساز ویندوز اکس پی می تواند آن را بخواند. این ویژگی قابلیت های مدیریت ابتدایی اسناد را فراهم می کند. برای این کار گزینه Search را از منوی Start برگزینید. سپس با وارد کردن کلمه یا عبارت جستجو , اسناد را جستجو کنید. در پایان با یافتن نتایج می توان فایل یافته شده را در Document Imaging بازگشایی نمود. از طرف دیگر با استفاده از گزینه Find از منوی Edit می توان در درون سندباز شده به جستجو پرداخت.
توانایی ایجاد فایل های نمایه سازی نقطه قوت بزرگی است که به واسطه نرم افزارهای کاربردی ترکیبی حاصل می شود. همچنین بااستفاده از از گزینه Send Text To Word از منوی Tools می توان متن را از Document Imaging به نرم افزار Word ارسال نمود.
Document Imaging ویژگی های دیگری از قبیل حاشیه نویسی را در اختیار کاربران قرار می دهد. ویژگی های ارائه شده و انتخاب های مربوط به آنها به طور وسیعی گویای عملکرد خود هستند. لذا به منظور کسب اطلاع در رابطه با عملکرد هر کدام منوها و گزینه ها را بیشتر بررسی کنید.
قابلیت سودمند دیگر ,توانایی ایجاد تغییر در شیوه قرارگیری صفحات در اسناد چندصفحه ای با استفاده از کشیدن و انداختن است. همچنین این امکان فراهم است که صفحات را از یک پنجره به پنجره دیگر بکشید.
Document Imaging از دو فرمت TIFF و Mdi پشتیبانی می کند . جهت به اشتراک گذاری فایل های خود با دیگران ممکن است از فرمت TIFF استفاده نمایید. اما چنانچه شخصی بااستفاده از برنامه دیگر به ذخیره فایل TIFF بپردازد . در صورتی که شما فایل را با استفاده از OCR شناسایی کرده باشید, مجددا مجبور خواهید بود عملیات شناسایی را انجام دهید. مزیت فرمت MDI در تولید فایل های کم حجم است. ما در یک آزمایش سریع توانستیم یک TIFF با حجم 1.2 مگا بایت را به صورت یک فایل MDI با حجم 333 کیلو بایت ذخیره کنیم .
مدیریت کلیپ ها
Microsoft Clip Organizer همان گونه که از نامش بر می آید ابزاری برای سازماندهی کلیپ ها می باشد, ضمن آنکه شامل مجموعه ای از کلیپ آرت هم می شود . این کلیپ آرت ها بعضی داخل کامپیوتر نصب شده اندو بعضی را با استفاده از Clips Online باید از اینترنت دریافت کرد.
گزینه Add Clips ار منوی File نیز عملکردی مشابه Picture Organizer دارد . این امکان را فراهم می سازد تا به صورت دستی و یا خودکار به افزودن کلیپ آرت ها بپردازید. این برنامه نیز همانند سایر برنامه ها کاملا ساده و قابل فهم است و به راحتی می توانید با کنکاش در منوها و انتخاب آن ها دز پانل وظیفه نحوه استفاده از آن را فرا بگیرید. فراموش نکنید که حتما از گزینه Search به منظور جستجوی کلمات کلیدی در میان مجموعه کلیپ آرت ها بهره بگیرید. همچنین می توانید با کلیک راست بر کلیپ ها و انتخاب گزینه Edit Keywords , کلمات کلیدی آن ها را حذف و اضافه نمایید.
مدیریت تنظیمات
Microsoft Office 2003 Save My Setting تنها یک Wizard جهت ذخیره سازی تنظیمات برنامه های زیرمجموعه آفیس است . این برنامه نیز می تواند به منظور بازسازی تنظیماتی که قبلا ذخیره کرده اید, به کار گرفته شود.
شامل 36 صفحه word
دانلود تحقیق جعبه ابزار ی در کنار آفیس
