فی ژوو

مرجع دانلود فایل ,تحقیق , پروژه , پایان نامه , فایل فلش گوشی

فی ژوو

مرجع دانلود فایل ,تحقیق , پروژه , پایان نامه , فایل فلش گوشی

دانلود تحقیق کامل درمورد طرح اتوماسیون اداری

اختصاصی از فی ژوو دانلود تحقیق کامل درمورد طرح اتوماسیون اداری دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .

دانلود تحقیق کامل درمورد طرح اتوماسیون اداری


دانلود تحقیق کامل درمورد طرح اتوماسیون اداری

لینک پرداخت و دانلود *پایین مطلب*
فرمت فایل:Word (قابل ویرایش و آماده پرینت)
تعداد صفحه: 156

 

طرح اتوماسیون اداری

مرحله اول (دبیرخانه و بایگانی)

فهرست مندرجات

1- مقدمه

2- تعریف پروژه

3- اهداف پروژه

4- مراحل انجام کار

1-4- انتخاب نرم ‏افزار

2-4- تشکیل کمیته راهبری

3-4- شناخت و برنامه‏ ریزی

4-4- برنامه زمان‏بندی سیستم اتوماسیون اداری

5-4- آموزش

6-4- نصب و راه ‏اندازی

7-4-پشتیبانی

5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت)

6- پیوست‏ها

پیوست 1- گزارش ارزیابی نرم ‏افزارها

پیوست 2- گزارش برنامه اجرایی

پیوست3- راهنمای کاربران - دبیر

پیوست4- راهنمای کاربران - مدیر


1- مقدمه

استفاده مناسب از فناوری‏های نوین و به خصوص امکانات فراهم‏ آمده در زمینه فناوری اطلاعات می‏تواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.

استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها می‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهره‏وری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان می‏باشد و علاوه بر دبیرخانه‏های مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونت‌ها تشکیل گردیده است و در سایربخش‌ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام می‏باشد. حدود 176 نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیده‎‏اند و غالباً در حال بکارگیری سیستم می‏باشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهره‏برداری می‏باشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری می‎توان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردش‏نامه ‏ها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.

2- تعریف پروژه

انتخاب، تأمین و راه ‏اندازی سیستم رایانه‏ای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن

3- اهداف پروژه

پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال می‏نماید :

  • شناسایی نرم‏افزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری
  • پیشنهاد مناسب‏ترین نرم‏افزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
  • تأمین نرم‏افزار
  • نصب و راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری
  • پشتیبانی

 

    راه‏اندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر می‏باشد.

  • سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
  • افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات
  • کاهش حجم بایگانی
  • کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات
  • امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری

 

4- مراحل انجام کار

برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :

1-4- انتخاب نرم‏افزار

2-4- تشکیل کمیته راهبری

3-4- شناخت و برنامه‏ریزی

4-4- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری

5-4- آموزش

6-4- نصب و راه‏اندازی

7-4- پشتیبانی

در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام کار ارائه می‏شود.

1-4- انتخاب نرم‏افزار

برای تدارک نرم‏افزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیت‏های زیر انجام شده است :

  • شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
  • تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
  • شناسایی نرم‏افزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرم‏افزارهای کاندید
  • تعیین شاخص‏های ضروری جهت ارزیابی نرم‏افزارهای کاندید و امتیازدهی آنها
  • ارزیابی نرم‏افزار کاندید
  • نتیجه‏گیری و گزینش سه نرم‏افزار برتر
  • انتخاب نهایی نرم‏افزار مورد نظر

این مرحله از پروژه به صورت کامل انجام گردیده و نرم‏افزار مورد نظر انتخاب شده و با شرکت مربوطه قرارداد منعقد شده است.

2-4- تشکیل کمیته راهبری

اعضای کمیته راهبری در اردیبهشت ماه 81 مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه کمیته راهبری در تاریخ 8/3/81 با شرکت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه کمیته برگزار گردیده است. کمیته راهبری از افراد زیر تشکیل گردیده است :

  • معاونت اداری و مالی
  • نماینده معاونت شورای فناوری اطلاعات
  • نماینده معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری
  • مدیر کل امور اداری
  • مدیر کل تشکیلات و بودجه
  • شرکت ناظر
  • گروه توسعه و پشتیبانی شبکه
  • نماینده واحدی که نرم‏افزار در حال نصب در آن می‏باشد.

مواردی که در کمیته راهبری مورد بررسی و بحث قرار گرفته است تحت عناوین زیر می‏باشد :

  • تأمین سخت‏افزار مورد نیاز برای راه‏اندازی سیستم
  • تخصیص مکان برای دبیرخانه متمرکز معاونت
  • موانع موجود در زمینه نصب و راه‏اندازی سیستم
  • پیشرفت پروژه و کارهای در دست اقدام
  • موانع موجود در زمینه آموزش کارکنان مرتبط با سیستم
  • محدودیت‏های موجود در زمینه تدارکات
  • اولویت‏بندی انجام کار اتوماسیون

3-4- شناخت و برنامه ‏ریزی

برای انتخاب نرم‏افزار مناسب و شناسایی محیط از نقطه نظر سخت‏افزار، نرم‏افزارهای دبیرخانه موجود، محل‏های استقرار سیستم و نیازهای مرحله نصب و راه‏اندازی فعالیت‏هایی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :

  • شناخت اولیه برای انتخاب نرم‎افزار اتوماسیون اداری مناسب
  • شناخت وزارتخانه برای برآورد نیازهای مرحله نصب و راه‎اندازی
  • شناخت هر معاونت جهت نصب سیستم

همان طور که مشاهده می‏شود برای انجام کار مطالعه و شناخت سازمانی در سطوح مختلفی انجام گردیده است. در اولین سطح، شناسایی اجمالی وزارتخانه از نقطه‏ نظر امکانات موجود اتوماسیون اداری و تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری، امکان‏سنجی پیاده‏سازی سیستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدی وزارتخانه از نظر سخت‏افزارهای موجود، ساختار سازمانی، شیوه‏های استقرار سیستم، موانع و مشکلات پیش‏روی پروژه مورد بررسی قرار گرفته و نیازهای مورد نظر اعلام گردیده است. در مرحله نصب و راه‏اندازی سیستم‏ هر یک از معاونت‏ها که برای نصب و راه‏اندازی سیستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردش‏کار، شیوه‏های ثبت نامه‏ها، تعداد پرسنل مرتبط با کار دبیرخانه، حجم نامه‏های وارده و صادره بررسی شده و نیازهای سخت‏افزاری، نرم‏افزاری، آموزش مورد نیاز مشخص گردیده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت کامل انجام پذیرفته و نیازهای مرحله مدون گردیده است.

در زمینه برنامه ‏ریزی مراحلی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :

  • شناسایی فعالیت‏های مرحله نصب و راه‏اندازی
  • تهیه و تدوین برنامه زمان‏بندی
  • تهیه برنامه آموزش
  • تهیه برنامه نصب و راه‏اندازی

فعالیت‏های شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر می‏باشد :

  • مقدمات انجام کار
  • تهیه برنامه آموزش
  • تهیه برنامه نصب
  • اعلام امکانات مورد نیاز آموزش
  • شناخت از نقطه نصب
  • شناسایی افراد برای آموزش در نقطه نصب
  • آموزش در نقطه نصب
  • اعلام موارد نیاز در نقطه نصب
  • تعریف پارامترها در نقطه نصب
  • نصب سیستم

براساس فعالیت‏های شناسایی شده برنامه زمان‏بندی تنظیم و برای انجام کار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه‏اندازی تهیه گردیده است.

5-4- آموزش

برای آموزش کارکنان، ارائه آموزش در چهار سطح زیر در نظر گرفته شده است :

  • اعضای دبیرخانه
  • معاونین و مدیران کل
  • مسئولین دفاتر
  • رؤسای ادارات

تعداد ساعات آموزش برای اعضای دبیرخانه 6 ساعت و برای سایر افراد 4 ساعت در نظر گرفته شده است. آموزش معاونین و مدیران کل به صورت حضوری و سایر افراد در کلاس انجام می‏پذیرد. علاوه بر آموزش سیستم، راهنمای استفاده کنندگان سیستم و گردش‏کار مکاتبات اداری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تهیه شده است. آموزش‏های انجام شده به صورت زیر می‏باشد :

دبیرخانه مرکزی 1 و 2

14

دبیرخانه معاونت اداری و مالی

6

دبیرخانه معاونت برنامه‏ریزی

8

مسئولین دفاتر در معاونت اداری و مالی

8

رؤسای ادارات در معاونت اداری و مالی

12

دبیرخانه معاونت اقتصادی

6

دبیرخانه معاونت تولید – مجلس – معادن

14

مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت تولید

25

مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت اقتصادی

16

معاونین و مدیران کل

2

جمع

111 نفر

6-4- نصب و راه‏اندازی

سیستم اتوماسیون اداری به عنوان اولین گام در دبیرخانه مرکزی ساختمان شماره یک و دو نصب گردیده است و در حال حاضر دبیرخانه‎های مرکزی نامه‏ها را از طریق سیستم جدید شماره و ثبت می‎نمایند. علاوه بر این نامه‏ها Scan شده و تصویر نامه‏ها در سیستم موجود می‏باشد و معاونت‏ها با توجه سطح دسترسی می‏توانند نامه‏های مورد نظر را ملاحظه نمایند. از آنجائی‏که نصب سیستم در معاونت‏ها تا سطح مدیران کل انجام گردیده است، گردش نامه‎ها به صورت دستی و ثبت آنها به صورت مکانیزه انجام می‏پذیرد. پس از نصب سیستم برای رؤسای ادارات و کارشناسان امکان گردش نامه‏ها به صورت مکانیزه فراهم می‏گردد. درحال حاضر در معاونت‏های اداری و مالی، اقتصادی و امور بین‏الملل و معاونت برنامه‏ریزی، توسعه و فناوری دبیرخانه فرعی معاونت شکل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سیستم ثبت می‏گردد. معاونت تولید، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودی دبیرخانه این معاونت‏ها نیز به صورت متمرکز تشکیل می‏گردد. در مرحله بعدی نصب سیستم برای رؤسای ادارات انجام پذیرفته و نامه می‎تواند به صورت مکانیزه در سیستم گردش نماید. بدیهی است که برای گردش کامل نامه به صورت مکانیزه کارشناسان نیز بایستی دارای سیستم شوند. نصب و راه‏اندازی سیستم در اولین مرحله تا سطح مدیران کل انجام شده و سپس به رؤسای ادارات تسری می‏یابد.

در معاونت‏هایی که سیستم راه‏اندازی شده است، نامه‏ها تا سطح معاونین و مدیران کل قابل دسترسی می‏باشد.

7-4- پشتیبانی

در زمینه پشتیبانی از سیستم فعالیت‏های زیر در جریان می‏باشد :

  • نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه مرکزی
  • نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه معاونت‏ها
  • رفع مشکلات موجود حین انجام کار
  • انجام هماهنگی‏های لازم در مورد اشکالات سخت‏افزاری

پشتیبانی از اولین نصب سیستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت یک سال نیز تداوم خواهد داشت.

 این فقط قسمتی از متن مقاله است . جهت دریافت کل متن مقاله ، لطفا آن را خریداری نمایید


دانلود با لینک مستقیم


دانلود تحقیق کامل درمورد طرح اتوماسیون اداری