دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .
چکیده
استقرار یک سیستم جامع کارآمد همیشه از دغدغه های اصلی مدیران شرکت های بزرگ بوده است.
اجرای موفقیت آمیز یک پروژه سیستم جامع در گرو عوامل گوناگونی است که فقدان هر یک می تواند نتایج نامطلوبی بر جای گذارد.
مدیران مالی سازمان،مدیریت پروژه،تیم پیاده سازی نرم افزار،تحلیل گران،مدیران میانی و کاربران از جمله عواملی هستند که در اجرای موفق یک پروژه سیستم جامع دخالت دارند.
یکی از عوامل شکست پروژه سیستم جامع،طولانی شدن زمان اجرای مراحل مختلف پروژه است.یکی از مشکلات اساسی سیستم های جامع،گستردگی سیستم از نظر جغرافیایی و عدم امکان اتصال دایمی بخش های مختلف شرکت با یکدیگر است.
استقرار سیستم جامع در یک شرکت یک طرح توسعه ای است که بسیار پیچیده و حساس انجام می گیرد.استقرار سیستم جامع در واقع یک فرآیند توسعه انسانی و نوعی اصلاحات است.
در این پروژه به معرفی این سیستم بر مبنای معادله کلی سیستم اطلاعاتی کیفیت که از حاصل جمع سیستم اطلاعاتی و مدیریت کیفیت جامع بدست می آید،نیازمندی ها و همین طور ارایه مدلی جهت شکست سیستم اطلاعاتی کیفیت پرداخته ایم.
عنوان
1.نگاهی به سیستم اطلاعاتی
مقدمه
اطلاعات در قرن حاضر
طراحی سیستم اطلاعاتی کیفیت بر چه مبنایی است؟
پروژه طراحی سیستم های اطلاعاتی از کجا و چگونه آغاز می شود؟
2.طراحی سیستم اطلاعاتی کیفیت
مقدمه
مراحل طراحی سیستم اطلاعاتی کیفیت
تطابق سیستم های اطلاعاتی در بهبود کیفیت محصولات و خدمات
تی کیو ام
نکاتی در باب رعایت مبانی تی کیوام در کیو آی اس
3.ارائه گزینه های تفکیک سیستم اطلاعاتی کیفیت
مقدمه
گزینه اول
زیرسیستم های سیستم کیفیت
4.توصیه هایی چند در روند اجرای عملی کیو آی اس
مقدمه
توصیه های عملی
نتیجه گیری
پیوست
نگاهی به سیستم های اطلاعاتی
1 – 1 مقدمه
(هر کس که کار می کند،باید آن را خوب انجام دهد.)
پیامبر (ص)
بدون مقدمه باید گفت که به باور ما،ریشه بسیاری از مشکلات و معضلات اجتماعی و اقتصادی جامعه در عدم اجرای جمله پیشوای مذهبی مان است.رهنمودی که اگر جامعه عمل می پوشید،بی شک امروز شاهد بسیاری از عقب افتادگی های علمی و صنعتی مان نبودیم.
در دنیای رقابتی امروز،اطلاعات مانند سرمایه و نیروی انسانی در شمار عوامل تولید و به عنوان مهمترین مزیت نسبی بنگاههای اقتصادی محسوب می شود.
استقرار یک سیستم جامع کارآمد همیشه از دغدغه های اصلی مدیران شرزکت های بزرگ بوده است.اجرای موفقیت آمیز یک پروژه سیستم جامع در گرو عوامل گوناگونی است که فقدان هر یک می تواند نتایج نامطلوبی بر جای گذارد.
مدیران مالی سازمان،مدیریت پروژه،تیم پیاده سازی نرم افزار،تحلیلگران،مدیران میانی و کاربران از جمله عواملی هستند که در اجرای موفق یک پروژه سیستم جامع دخالت دارند.
یکی از عوامل شکست پروژه سیستم جامع،طولانی شدن زمان اجرای مراحل مختلف پروژه است.یکی از مشکلات اساسی سیستم های جامع،گستردگی سیستم از نظر جغرافیایی و عدم امکان اتصال دایمی بخش های مختلف شرکت با یکدیگر است.
استقرار سیستم جامع در یک شرکت یک طرح توسعه ای است که بسیار پیچیده و حساس انجام می گیرد.استقرار سیستم جامع در واقع یک فرآیند توسعه انسانی و نوعی اصلاحات است.
2 – 1 اطلاعات در قرن حاضر
قطعاً می توان “اطلاعات” را کالای قرن آینده نامید.کالایی که انتخاب تکنولوژی جاده های بس سهل الوصول را برایش آماده ساخته است.
اطلاعات(پردازش شده و پردازش نشده)خونی است که در رگهای سازمان جاری است و سیستم اطلاعاتی وسیله ای برای به جریان انداختن این خون در رگهای سازمان است.
اطلاعات و تکنولوژی در یک چرخه رو به رشد یکدیگر را با اثر متقابل ارتقا می دهند و هر یک به رشد دیگری کمک می کنند.ولی در این میان سیستم هایی که حجم عظیم اطلاعات را سامان داده،آنها را در قالب تکنولوژی جای دهد،و امکان استفاده مؤثر از آنها را پدید آورد نقشی بس مهم دارد.این وظیفه را سیستم های اطلاعاتی بر عهده دارد.
هر چند در قیاس با روند رشد سر سام آور تکنولوژی و اطلاعات،در ابتدا سیستم های اطلاعاتی و علوم مرتبط با آن از چنین رشدی برخوردار نبوده است ولی در سالهای اخیر این علوم با شیبی فزاینده به چرخه سه گانه اطلاعات “تکنولوژی” و “سیستم های اطلاعاتی” پیوسته است.
علم توسعه سیستم ها،در روند پیشرفت خود و در جهت حرکت به سمت پایه های استوار و مبتنی بر علوم پایه و متناسب با تکنولوژی نوین به ارایه متدولوژی های توسعه سیستم پرداخته است.
متدلوژی های توسعه سیستم ابزارها و روش هایی را به منظور راهبری فرآیند توسعه سیستم های اطلاعاتی ارایه می دهد که پیدایش آنها به اواخر دهه 60 بر می گردد.یعنی زمانی که مفهوم چرخه زندگی توسعه سیستم مطرح شد.این مفهوم به توسعه دهندگان آن ابزاری برای کنترل سیستم ارایه کرد.اما کمک چندانی در جهت افزایش کارآیی و کیفیت فرآیند توسعه سیستم نکرد.در اواسط دهه 70 متدولوژی های ساخت یافته به منظور افزایش کارآیی در امر آنالیز و طراحی توسعه یافت.متدولوژی هایی از این دست عموماً بر عملیات سیستم تأکید داشت و تأکید کمتری بر مدلسازی داده ها و موجودیت هایی که سیستم در مورد آنها داده ذخیره می کند به عمل می آورد.
در اوایل دهه 80 مدلسازی داده ها به عنوان وظیفه ای اساسی در توسعه سیستم مطرح شد.و این امر منجر به توسعه متدولوژی های داده گرا نظیر مهندسی اطلاعات شد.متدولوژی های توسعه سیستم در آخرین گام به رویکرد موجودیت گرا روی آورده و این نگرش را در آنالیز و طراحی همپای برنامه نویسی به کار گرفتند.
روند رشد متدولوژوی های توسعه سیستم به صورت روزافزونی ادامه دارد.و امروزه با توجه به پیچیدگی و بزرگی سیستم ها نمی توان بدون کمک متدولوژی مناسب به آنالیز ،طراحی و اجرای سیستم های بزرگ،پیچیده و کارآمد امیدوار بود.
متأسفانه در کشور ما کمتر به این مقولات توجه شده است و هر چند حضور سیستم های اطلاعاتی در مؤسسات و سازمانها ملموس است ولی برخورد اصولی با فرآیند آنالیز،طراحی و اجرای چنین سیستم هایی کمتر به چشم می خورد.چنین فقدانی علاوه بر اتلاف سرمایه ها جوی بدبینانه نسبت به اصل وجودی این گونه سیستم ها پدید می آورد.می توان به جرأت اظهار داشت که برای موفقیت در طراحی سیستم هایی با کیفیت بالا و مطلوب باید بر متدولوژی مناسب برای توسعه و طراحی آنها متکی بود.
3 – 1 برای طراحی سیستم اطلاعاتی چه باید کرد؟
پیش از بررسی هر سیستمی به منظور تهیه یک طرح کلی برای آن لازم است به مقوله تحلیل سیستم توجه شایانی شود.چرا که با تحلیل نیازهای سیستم می توان طرح کلی سیستم را بنا نهاد.
تجزیه و تحلیل سیستم ها کاربرد رویکرد سیستمی در طراحی سیستم های اطلاعاتی است.سایر علوم ممکن است برای تشریح پدیده هایی که با آن روبرو هستند از مفاهیم سیتسم ها استفاده نمایند.اما طرز تفکر سیستمی زیربنای فعالیت های تجزیه و تحلیل سیستم هاست.
نگرش سیستمی در سازمان:سازمانها سیستمهای پیچیده ای هستند که دارای زیر سیستم های به هم وابسته و متعامل اند که تغییرات در یک بخش باعث ایجاد تغییرات قابل پیش بینی و غیر قابل پیش بینی در سایر بخش های آن می شود.رویکرد سیستمی به سازمان به صورت یک کل و به اجزای ان در رابطه با نقشی که در عمل دارند،می نگردو این یکی از راههای منطقی بررسی سیستم ارتباطات درونی و یکپارچگی عملیات سازمان بخصوص در زمان معرفی یک سیستم جدید اطلاعاتی می باشد.
به طوری که در شکل صفحه پیشین می بینید اطلاعات از طرفی به عنوان بازخور مدیریت سازمان را از نتایج و عملکرد واحدها و زیر سیستم های مختلف آگاه می سازد و در اعمال کنترل فعالیت های این واحدها او را یاری می کند.
از طرف دیگر اطلاعات در ردیف منابع مهم سازمانی قرار دارد.همان طور که مدیریت منابع انسانی،مدیریت مالی،مدیریت تولید و نظایر آن در یک سازمان اهمیت دارند.مدیریت منابع اطلاعاتی نیز به دلیل اهمیت نقش آن در سازمان و پیشرفت های روز افزون تکنولوژی مربوطه از اهمیت و گستردگی خاصی برخوردار است.اطلاعات (پردازش شده و پردازش نشده) خونی است که در رگهای سازمان جاری است و سیستم اطلاعانی وسیله ای برای به جریان انداختن این خون در رگهای سازمان است.
4 – 1 سیستم اطلاعاتی کیفیت بر چه اساسی باید طراحی شود؟
مهمترین مسأله ای که منجر به تصمیم گیری در مورد چگونگی طراحی می شود،نوع انتظاری است که از سیستم می رود.این انتظار پس از تحلیل نیازهای کاربران سیستم بدست می آید.منتها قبل از تبیین نیازهای سیستم،لازم است سیستم را بشناسیم و قبل از شناخت سیستم مورد نظر باید سیستم را و نیز روشهای طراحی سیستم اطلاعاتی را بشناسیم.
سیستم اطلاعاتی در یک سازمان را می توان از ابعاد مختلفی مورد بررسی قرار داد که اهم آنها عبارت است از:
1.سیستم های اطلاعاتی بر اساس وظایف مختلف سازمانی.
2.سیستم های اطلاعاتی بر اساس عملیات و ساختار مدیریتی سازمان.
3. سیستم های اطلاعاتی بر اساس صورت فیزیکی آن.
سیستم های اطلاعاتی بر اساس وظایف مختلف سازمانی:
سیستم های اطلاعاتی را می توان برحسب وظایف مختلف سازمانی که از آن استفاده می کنند تعریف نمود.استاندارد خاصی برای تعریف این وظایف وجود ندارد اما غالباً مؤسسه ها یا سازمان ها دارای وظایفی مثل امور مالی،نیرو انسانی،بازار یابی و فروش،تولید،تدارکات،سیستم اطلاعاتی و نظایر آن می باشند.گرچه ساختار سازمانی مؤسسه ممکن است بر مبنایی غیر از این وظایف مثلاً بر حسب نوع محصول یا پروژه شکل گرفته باشند.اما سیستم های اطلاعاتی به طور منطقی حول محور این وظایف می چرخد و در واقع تصویری از هر یک از این وظایف است.
ممکن است داده ها و اطلاعات یکسانی مورد استفاده چند وظیفه سازمانی قرار گیرد اما این وظایف از لحاظ فعالیت ها،عملیات و مسئولیت های سازمانی مجزا هستند.بنابراین برای هر یک از آنها یک سیستم اطلاعاتی مختص همان وظیفه در سازمان وجود دارد.مثلاُ سیستم اطلاعاتی فروش و بازاریابی،اطلاعات و داده های مربوط به فعالیت های فروش را جمع آوری و پردازش می کند و نتایج را به صورت گزارش های چاپی و تصویری در اختیار فروشندگان یا مدیریت فروش قرار می دهد.یا مثال دیگر سیستم اطلاعاتی پرسنلی اطلاعات و سوابق مربوط به نیروی انسانی سازمان را جمع آوری می کند.و پس از پردازش های لازم،گزارش ها و تحلیل های مربوط به نیروی انسانی را در اختیار کارکنان،مدیریت،امور پرسنلی و نظایر آن قرار می دهد.به این روش اصطلاحاً روش فرآیندی هم می گویند،که از قدرت بسزایی برخوردار است.
سیستم های اطلاعاتی بر اساس عملیات و ساختار مدیریتی سازمان:
در جریان انجام عملیات و فعالیت های مربوط به هر یک از وظایف سازمانی و تعامل آنها با یکدیگر،پیوسته اطلاعاتی خام وارد سازمان یا مؤسسه می شود.یا در داده ها و اطلاعات موجود تغییر داده می شود.جمع آوری،پردازش نگهداری سوابق،به روز رسانی انجام.تغییرات مورد لزوم در این سوابق،تهیه نتایج عملکردهای این وظایف و توزیع آن بین استفاده کنندگان مختلف بر عهده سیستم های اطلاعاتی و عملیاتی مؤسسه است.
از انواع سیستم های اطلاعاتی عملیاتی مؤسسه می توان کنترل عملیات در واحدهای خودکار صنعتی،واژه نگارها در سیستم های خودکار اداری و پردازش.تراکنش ها در سیستم های اطلاعاتی مؤسسه ها را نام برد.
سیستم پردازش تراکنش ها:
تراکنش ها وقایعی است که در اثر انجام عملیات و فعالیت های یک مؤسسه رخ می دهد.مانند انجام فروشها،خرید ها،پرداخت ها،صدور سند،برداشت از حساب بانکی و نظایر آن.مثلاُ وقتی مؤسسه کالایی به مشتری به صورت غیر نقدی می فروشد،داده هایی مربوط به مشتری انبار محصولی که به مشتری داده می شود،فروشنده و نظایر آن باید جمع آوری و پردازش شود.از طرفی این واقعه خود باعث رخداد تراکنش های دیگری نظیر بررسی اعتبار مشتری،صدور صورت حساب،تغییر در موجودی ها،افزایش در میزان حساب های دریافتنی و نظایر آن می شود،که البته هر یک به نوبه خود داده های بیشتری را تولید می کنند.
سیستم پردازش تراکنش ها سیستمی است که جمع آوری و پردازش این تراکنش ها را بر عهده دارد.و بر اساس داده های پردازش شده انواع محصولات اطلاعاتی مانند فرمها،لیست های در گردش داخلی سیستم گزارش ها و لیست های چاپی و تصویری تهیه می کند.و به عنوان مبنایی برای تهیه گزارش های بعدی برای مدیریت سازمان مورد استفاده قرار می گیرد.شکل زیرین نقش سیستم پردازش تراکنش ها را در سازمان و مؤسسه نشان می دهد.
برای مدیریت سازمان به طور کلاسیک وظایفی بر شمرده شده است که اهم آن برنامه ریزی،کنترل و اساساً تصمیم گیری است.
همچنین مدیریت سازمان برای انجام وظایف محوله به صورت هرمی تشبیه می شود که از سه لایه عمده مدیریت سطوح بالا،سطوح میانی و سطوح پایین تشکیل شده است.برحسب این که مدیریت در کدام یک از لایه های مذکور قرار گرفته است برنامه ریزی کنترل و تصمیم گیری متفاوتی دارد.
به طوری که در سطوح بالا،برنامه ریزی ها استراتژیک و بلند مدت،در سطوح میانی،تاکتیکی و میان مدت و در سطوح پایین،کوتاه مدت و مربوط به فعالیت های جاری و روزمره است.
برعکس وظیفه کنترل در سطوح بالا،کلی و شامل عملکرد تمامی واحدها و وظایف مختلف سازمانی به صورت کلی است.
در سطوح میانی،شامل کنترل مدیریت و عملکرد واحدهای تحت مسئولیت هر مدیریت است و سرانجام در سطوح پایین کنترل ها تفضیلی و شامل عملیات روزمره جاری تحت مسئولیت هر مدیر است.
شکل زیر ابعاد کنترل و برنامه ریزی در سطوح مختلف مدیریت را نشان می دهد.
تصمیم گیری در سطوح پایین،مکرر،روزمره و دارای ساختاری مشخص است.که از قبل قابل پیش بینی و برنامه ریزی است.این گونه تصمیمات بطور عمده بر اساس حقایق داده ها و اطلاعات موجود در سازمان صورت می گیرد و کمتر به قضاوت شخصی نیاز دارد زیرا مسأله دارای پارامترها و راه حل های مشخص است.
سیستم گزارش مدیریت
سیستم گزارش های مدیریت یا آنچه که بطور کلاسیک به نام سیستم های اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود.گزارش هذای چاپی یا تصویری را در اختیار مدیریت قرار می دهد که نوع و فرمت آنها از قبل قابل پیش بینی است.
گزارش های مذکور به صورت ادواری یا بر حسب تقاضا و شرایط هاص تهیه می شود.مثلاً یک مدیر فروش می تواند:
1.در محل کار خود و با استفاده از یک کامپیوتر شخصی برحسب ضرورت و بلافاصله،اطلاعاتی راجع به وضعیت فروش محصول خاصی کسب کند.
2.گزارش های تحلیلی که وضعیت فروشها را برحسب نوع محصول،منطقه فروشو فروشندگان و نظایر آن ارزیابی می کند،دریافت کند.
اکثر اطلاعات مورد نیاز در این سیستم،بر اساس اطلاعات سیستم پردازش تراکنش هاست،و حاصل از عملیات مؤسسه و با استفاده از پایگاه داده های آن است.
سیستم اطلاعاتی پشتیبان تصمیم گیری:
این نوع سیستم که ادامه یا مکمل سیستم اطلاعاتی مدیریت است از مدل های تصمیم گیری و پایگاه داده هایی خاص برای تهیه اطلاعات در جهت پشتیبانی از تصمیمات نیمه ساخته یا ساخت نیافته،استفاده می کند.
سیستم اطلاعاتی مدیریت سطوح بالا:
چون مدیریت سطوح بالا اطلاعاتی برای برنامه ریزی استراتژیک و کنترل کلی مؤسسه نیاز دارد،این سیستم طوری طراحی می شود که مدیریت سازمان بتواند به سهولت و با سرعت به اطلاعات منتخب و مورد نیاز ر مورد عوامل کلیدی سازمان،دست یابد.
این عمل با استفاده از پایگاه داده های داخلی و خارجی مؤسسه،و به صورت ترکیبی از سیستم گزارش های مدیریت و سیستم اطلاعاتی پشتیبان تصمیم گیری انجام می شود.شکل زیر تکمیل شده شکل قبلی است.
- پردازش تراکنش ها
- ابقا و به روز رسانی فایل ها
- تهیه گزارش های مختلف
- پردازش سیستم ها
پردازش تراکنش ها:همان طور که در بحث سیستم های اطلاعاتی عملیات گفته شد سیستم اطلاعاتی تراکنش ها و رویدادهایی را که حاصل انجام عملیات مؤسسه است پردازش می کند که در شکل پایین صفحه قابل مشاهده است.
اجزای فیزیکی شرح
سخت افزارها سخت افزار به کامپیوتر و تجهیزات وابسته به آن اشاره می کند که شامل:
1.دستگاههای ورودی اطلاعات
2.دستگاههای خروجی اطلاعات
3.دستگاههای جانبی(برای ذخیره داده ها و برنامه ها)
4.پردازنده مرکزی
5.وسایل ارتباط از راه دور
نرم افزارها که به طور کلی شامل دستورهایی است که عملیات سخت افزارها را هدایت می کند.این نرم افزارها بطور عمده شامل:
1.نرم افزارهای عمومی اجرایی مانند سیستم عامل
2.نرم افزارهای مربوط به مدل های تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری
3.نرم افزارهایی که برای کاربردهای مختلف طراحی می شود.
پایگاه داده ها و فایل ها پایگاه داده ها،حاوی تمام داده هایی است که بوسیله نرم افزارهای کاربردی استفاده می شود و توسط وسایل کامپیوتری مثل نوار دیسکت و مستندات آن نشان داده می شود.
رویه ها و دستورالعمل ها رویه ها و دستورالعمل ها که به صورت راهنماها و کتابچه های دستورالعمل ها مورد استفاده قرار می گیرد و به صورت های زیر تجلی می کند.
1.دستورالعمل ها برای استفاده کنندگان سیستم
2.دستورالعمل ها برای آماده سازی ورود اطلاعات به کامپیوتر
3.دستورالعمل ها برای پرسنل اجرایی
پرسنل اجرایی این افراد شامل کارکنان اجرایی مانند اپراتورها،برنامه نویسان،تحلیل گران،مدیران سیستم اطلاعاتی و نظایر آن می باشند.
ابقا و به روز رسانی فایل ها:
در حین عملیات پردازشی فوق علاوه بر استفاده ای که از داده ها و اطلاعات موجود در فایل های اصلی یا پایگاه داده ها می شود،هر گونه تغییرات در محتویات فایل ها نیز باید به طور مرتب در آنها ثبت شود و به روز درآید تا معرف آخرین و درست ترین اطلاعات باشد.
5 – 1 پروژه طراحی سیستم های اطلاعاتی از کجا و چگونه آغاز می شود؟
قبل از اینکه به تشریح مراحل مختلف چرخه تکاملی بپردازیم،ببینیم درخواست برای انجام یک پروژه طراحی سیستم از کجا برمی خیزد.معمولاً بیشترین درخواست از طرف استفاده کنندگان سیستم که به فعالیت های مؤسسه نزدیکتر هستند،و با مسائل،مشکلات و نارسایی های سیستم آشنایی بیشتری دارند،داده می شود.تحلیل گران یک مؤسسه در واحدهایی مانند سیستم ها و روش ها،خدمات سیستم ها،و نظایر آن کار می کنند.و معمولاً بدنبال روشهایی بهتر برای سیستم های جاری مؤسسه هستند.و نیز از درخواست کنندگان پروژه های طراحی سیستم هستند.علاوه بر آن برنامه ریزی های بلند و میان مدتی که مؤسسه یا سازمان برای بهبود کلی سیستم های موجود خود دارد،می تواند منشأ درخواست سیستم های جدید باشد.
معمولاً عامل ایجاد چنین درخواست هایی وجود یک مسأله،تن دادن به یک اجبار و الزام قانونی،یا به دست آوردن امکان بهتر برای پاسخگویی و جذب مشتری بیشتر است.مثلاً طولانی بودن عملیات رسیدگی به سفارشات مشتریان و وقت گیر بودن آن یک مسأله است.تهیه گزارش های مالی یا نگهداری سوابق خاص از طرف یک مؤسسه برای پاسخگویی به مراجع دولتی مانند اداره مالیاتها،بازرسان قانونی و… یک الزام قانونی است.اغلب مسایل و فرصت های زیادی وجود دارد که هر یک می تواند منشأ یک سیستم اطلاعاتی جدید قرار گیرد.موارد زیر نمونه ای از این مسائل می باشند:
- نیاز به بهبود عملکردها
- نیاز به بهبود یا کنترل اطلاعات یا داده ها
- نیاز به صرفه جویی بیشتر یا کنترل هزینه ها
- نیاز به بهبود کنترل و امنیت اطلاعات
- نیاز به بهبود کارآیی افراد یا ماشین ها
- نیاز به بهبود خدمات ارایه شده به مشتریان،شرکا،کارکنان و نظایر آن.
- چرخه تکاملی چیست و چه نقشی در طراحی سیستم های اطلاعاتی ایفا می کند؟
- چرخه تکاملی کلیه فعالیت هایی را که در یک پروژه طراحی سیستم های اطلاعاتی باید انجام گیرد را در سطوح مختلفی به نام مراحل،فعالیت ها و وظایف سازماندهی می کند.
مراحل از فعالیت های مختلفی تشکیل می شود و هر یک از فعالیتها نیز به نوبه خود شامل وظایف متعددی است.فعالیت های تشکیل دهنده یک مرحله معمولاً پروژه را به نقطه ای می رساند که مستلزم بررسی های مدیریت و تصمیم گیری مبنی بر ادامه یا عدم ادامه پروژه است.مثلاً مرحله تجزیه و تحلیل یا شناخت سیستم،مرحله طراحی و مرحله اجرای سیستم.تعیین مراحل مختلف پروژه برای آن است که از طرفی مدیریت وسیله ای برای ارزیابی به موفع فعالیت های پروژه در دست داشته باشد.و از طرف دیگر مطمئن باشد که از پشتیبانی های مدیریت مؤسس یا سازمان مورد مطالعه از لحاظ نیروی انسانی بودجه و سایر موارد مورد نیاز در مراحل مختلف برخوردار است.
امروزه بسیاری از تحلیل گران بر سر مفهوم چرخه تکاملی توافق دارند.امام بر سر مجموعه فعالیت هایی که در آن باید انجام گیرد،توافق ندارند و هر یک با استفاده از متدولوژی خود چرخه تکاملی خاص خود را ارایه می دهد.وحتی بین متدولوژی های مشابه نیز (مثلاً ساخت یافته)،مؤسسه ها بر حسب تجربه و ترجیح خود گروه بندی های مختلفی از فعالیت ها ارائه می دهند.مثلاً جدول الف،ب و ج هر سه با استفاده از متدولوژی ساخت یافته،سه گروه بندی مختلف از فعالیت های مراحل چرخه تکاملی ارایه می دهد.این گروه بندی های گرچه به ظاهر متفاوت به نظر می رسد،اما از نظر ماهیت در مجموع مشابه است.
یک فعالیت مجموعه وظایف (به طور منطقی) به هم وابسته ای است که پس از تکمیل آنها،هدف آن فعالیت تأمین می شود.
مثلاً فعالیت مطالعه مقدماتی شامل وظایفی تعیین و تعریف مسأله،تعیین محدوده مطالعه است.معمولاً هر فعالیت یک محصول نهایی دارد که نتایج آن فعالیت را ارائه می دهد.
نکته مهم در یک پروژه سیستم های اطلاعاتی این است که مدیر پروژه و اعضای گروه تصویر و ایده روشنی از اهداف هر فعالیت و محصول نهایی که انتظار می رود،از آن فعالیت به دست آید،داشته باشند.به عبارت دیگر باید بدانند که:
- چرا این فعالیت انجام می شود؟
- چه چیزی قرار است انجام شود؟
- چه باید تهیه و تولید شود؟
مراحل چرخه تکاملی ساخت یافته:
چرخه تکاملی ساخت یافته چرخه ای است که از ابزار و تکنیک های ساخت یافته،برای انجام مراحل تجزیه و تحلیل،طراحی و اجرای سیستم استفاده می کند.به دلیل وجود گروه بندی های مختلف و با توجه به اینکه علی رغم این تنوع گروه بندی ها،ماهیت فعالیت ها مشابه است،ناگزیر به انتخاب یک نوع از روشها هستیم.در جداول این صفحه و صفحه بعد نمونه ای از این روشها را می بینیم.
- مطالعه مقدماتی
1.بررسی اولیه
2.مطالعه امکان سنجی
- تجزیه و تحلیل تفضیلی و طراحی کلی
3.بررسی تفضیلی سیستم موجود
4.تشخیص نیازهای سیستم جدید
5.طراحی کلی سیستم جدید
6.برنامه ریزی برای مرحله بعد
- طراحی تفضیلی و اجرای سیستم
7.طراحی فیزیکی سیستم از لحاظ درون داده ها،برون داده ها و فایل ها.
8.تعیین برنامه و مشخصات تست سیستم
9.برنامه نویسی و تست
10.آموزش استفاده کنندگان سیستم
11.تست پذیرش سیستم
- استقرار و نصب سیستم IV مرحله
12.تبدیل فایل ها
13.استقرار و نصب سیستم
مرحله I - تجزیه و تحلیل سیستم
1.مطالعه مقدماتی
2.مطالعه تفضیلی
3.تشخیص نیازهای سیستم جدید
4.گزینش مناسب ترین راه حل
مرحله II – طراحی سیستم
5.طراحی
6.درخواست برای دریافت پیشنهاد مربوط به سخت افزار/نرم افزار کامپیوتر.
مرحله III – اجرا و استقرار سیستم
7.برنامه نویسیس و تست سیستم
8.آموزش و استقرار سیستم
مرحله IV – پشتیبانی و بهبود سیستم
مرحله I – تجزیه و تحلیل سیستم
1.تعریف مسأله
2.تهیه برنامه زمان بندی مطالعه
3.جمع آوری اطلاعات در مورد سیستم مورد مطالعه
4.بررسی تعامل بین سیستم مورد مطالعه و سایر سیستم ها
5.شناخت سیستم موجود
مرحله II – تجزیه و تحلیل تفضیلی و طراحی سیستم
6.تعیین نیازهای سیستم جدید
7.طراحی سیستم جدید
8.طراحی کنترل های سیستم
9.بررسی هزینه – منافع سیستم جدید
10.فروش (ارایه) سیستم
مرحله III - استقرار و اجرای سیستم
11.برنامه نویسی
12.تست سیستم
13.اجرای سیستم
در اینجا نمونه جدول دوم را انتخاب کرده و مرحله به مرحله گام های آن را شرح می دهیم.(با توجه به این مطلب که):
مطالعه مقدماتی:
مطالعه مقدماتی که به اسامی مختلفی نامیده می شود،نقطه شروع مرحله تجزیه و تحلیل سیستم است.
این فعالیت راهی برای شروع بررسی هایی در زمینه هایی است که هدف آنها این است که آیا مسأله یا درخواست ارایه شده،ارزش دنبال کردن و سرمایه گذاری را دارد یا نه؟و اگر جواب مثبت است با چه هزینه و در چه مدت؟
کاری که در این مرحله انجام می شود،تا حدی کلی است و به اندازه ای است که بتوان بر سر مسأله و آنچه درخواست شده است،به توافق رسید.پرسشهایی که در این مرحله باید پاسخ داده شود این است که:
مسأله چیست؟
چه کاری می توان برای رفع یا حل آن انجام داد؟و چگونه؟
سیستم جدید بر چه کسانی تأثیر می گذارد؟
برای این مطالعه که معمولاً بین دو روز تا چند هفته بسته به حجم و نوع پروژه طول می کشد،تحلیل گر پس از گفتگو با مدیران سطوح بالا و اجرایی مربوطه که مسأله را طرح کرده اند.همچنین مطالعه هر گونه اسناد و مدارک موجود در حول و حوش مسأله و حوزه درگیر آن،مشاهده سیستم در عمل،مصاحبه با کارکنان عملیاتی و نظایر آن به ارزیابی اطلاعات جمع آوری شده می پردازد تا مسأله شناخته شده و ابعاد آن مشخص شود.نتایج بررسی درخواست ها،پیشنهاد یکی از راه حلهای زیر است.
بهتر است در این مقطع کاری انجام نشود.
درخواست ها با انجام پاره ای تغییرات در سیستم موجود انجام می شود.
استفاده کننده می تواند با استفاده از نرم افزارها،سخت افزارها و خدمات مرکز کامپیوتر مؤسسه،درخواست خود را عملی سازد.
درخواست ممکن است به طراحی یک سیستم جدید یا انجام تغییرات عمده در سیستم موجود منجز شود.در صورتی که این راه حل مورد تأیید قرار گیرد،ممکن است پیشنهاد یک مطالعه امکان سنجی را به همراه داشته باشد.که در این صورت باید برآوردی از برنامه زمانی و نیازهای آن مطالعه ارایه شود.
در صورتی که راه حل های دوم و سوم تأیید شود،امکان سنجی لازم نیست،بلکه باید هزینه،مدت زمان و نیروی انسانی لازم برای انجام مرحله بعد مشخص شود.
مسلم است که این فعالیت مانند اکثر فعالیت های چرخه تکاملی،فعالیتی مشترک بین تحلیل گر مدیریت مؤسسه و استفاده کننده سیستم است و بدون کار مشترک این سه گروه نه تنها این فعالیت،بلکه سایر فعالیت های چرخه تکاملی ساخت یافته نیز،موفق نخواهد بود.با توجه به اهداف این فعالیت و نتایجی که از آن انتظار می رود،می توان برای آن وظایف عمده زیر را برشمرد.
1.بررسی اولیه
2.مطالعه امکان سنجی
3.تعیین برنامه زمان بندی پروژه
بررسی اولیه:بررسی اولیه شامل مجموعه وظایفی است که برای شناخت مسأله،تعیین ابعد،ارایه راه حل هایی برای رفع آن و … صورت می گیرد.
مجموعه وظایف عبارتند از:
- تشخیص و تعریف مسأله
- تعیین محدوده مطالعه
- تعیین اهداف پروژه
- تعیین محدودیت های پروژه
- ارایه راه حل های ممکن و ارزیابی آنها
تشخیص و تعریف مسأله:
واژه مسأله عبارت از مشکلی است که به منظور بررسی یا یافتن راه حل مطرح می شود.اغلب اوقات مؤسسه ها و سازمان ها زمانی در می یابند مسأله دارند که مشکلاتی برای آنها ایجاد می شود.آنچه اغلب اوقات تصور می شود مسأله است،فقط نشانه ها و عوارض آن است.نه خود مسأله.نشانه ها یا عوارض شرایط یا وضعیت های قابل توجهی است که در اثر وجود مسأله بروز می کند و معمولاً بتدریج و در طول زمان خود را نشان می دهد.برای موفقیت در یک پروژه تحلیل گر باید بتواند بین مسأله و نشانه آن تفاوت قایل شود.ضرب المثلی هست که می گوید شناخت مسأله 50 درصد حل آن است.
تعیین محدوده مطالعه:
محدوده مطالعه،دامنه مطالعه را نشان می دهد،به عبارتی نقطه شروع و خاتمه مطالعه را نشان می دهد.محدوده مطالعه گاه فقط بخشی از فعالیت های مؤسسه یا سازمان را در بر می گیرد.و زمانی کل فعالیت های آن را البته در این صورت پروژه باید به بخش های قابل کنترل و کوچکتری تقسیم شود.و به طور منطقی از فعالیت های فروش و تولید شروع شده و سپس کلیه فعالیت های دیگر را در بر گیرد.همچنین نیازهای اطلاعاتی سطوح مختلف مدیریت را باید در نظر گیرد.
گهگاه دامنه مطالبه بنا به دلایلی مثل زمان،کمبود منابع مالی و… محدود می شود.مثلاً چنانچه موضوع بررسی سیستم کیفیت باشد خود بخود سایر سیستم ها ا محدوده مطالعه خارج می شود.گرچه ارتباطات این سیستم با سایر سیتسم ها محفوظ می ماند.
برای تعیین محدوده سیستم در یک بررسی کلی،می توان به کمک استفاده کنندگان،نمودار سطح صفر سیستم که شامل درون داده ها و برون داده های مهم،و نیز نشان دهنده ارتباطات سیستم مورد مطالعه با سایر سیتسم های مؤسسه یا سازمان و عناصر خارج از آن است،را ترسیم کرد.اگر در مورد وظایفی که درون محدوده سیستم قرار می گیرد شک داشته باشیم،می توان لیستی از آنها تهیه کرد.
تعیین اهداف پروژه:
اهداف پروژه به مسأله سیستم اشاره می کند و در واقع دلایلی است که پروژه برای رسیدن به آن،آغاز شده است.
طراح سیستم در بررسی های خود به زودی (و بتدریج) خواهد فهمید که استفاده کنندگان سیستم چه می خواهند.یعنی سیستم جدید یا بهبود یافته باید قادر باشد که چه کند.این نیازها،اهداف پروژه را تشکیل می دهد.
با تعیین اهداف،چهارچوب فعالیت های طراح سیستم و نیز محدودیت های موجود در کار پروژه،مشخص می شود.
تعیین اهداف فعالیتی مشترک بین طراح سیستم و مدیریت مؤسسه است.به طوری که مدیریت خطوط کلی اهداف را تعیین می کند و تحلیلگر آن را تعیین و تبیین می کند.
تعیین محدودیت های پروژه
محدودیت های پروژه،عوامل و شرایطی است که با توجه به آنها،اهداف پروژه باید دنبال شود.از جمله آنها می توان به محدودیت های زمانی اشاره کرد.تدوین و تبیین این گونه محدودیت ها به خصوص به عنوان معیاری برای ارزیابی عملی بودن یک پروژه در مطالعات امکان سنجی،بسیار موثر است.
ارایه راه حل های ممکن و ارزیابی آنها:
در صورتی که نتیجه شناخت مسأله،تعیین محدوده،اهداف پروژه و محدودیت های آن نشان دهد که باید سیستم جدیدی طراحی شود،قدم بعدی تعیین یک یا دو راه حل مناسب اما کلی،برای حل مسأله و احیاناً نیاز به بررسی در مطالعه امکان سنجی است.در شرح هر یک از این راه حل ها،وظایف یا پردازش هایی که باید مورد مطالعه بیشتری قرار گیرد،به خصوص در مورد اصلاح یا تغییر سیستم جدید و همچنین پیشنهادهای اولیه در مورد کامپیوتری کردن آنها باید نشان داده شود.
پس از تعیین یک یا دو راه حل کلی،ارزیابی اولیه ای،با توجه به آنچه برای سازمان ی مؤسسه اهمیت دارد،مثلاً هزینه یا زمان پاسخگویی سیستم و غیره،از این راه حل ها صورت می گیرد.
تهیه گزارش شناخت مسأله:
همان طور که پیش از این گفتیم هر یک از فعالیت های چرخه،محصول نهایی مشخصی دارد که حاصل انجام وظایف مختلف آن است.این محصولات نهایی به نوبه خود،روی هم انباشته شده و مستندات سیستم را تشکیل می دهد.محصولات نهایی هر فعالیت مبنایی برای تصمیم گیری مدیریت مؤسسه است.
محصول نهایی بررسی اولیه،گزارشی است حاوی پیشنهاد تحلیلگر به مدیریت مؤسسه،و باید حداقل موارد زیر را در بر داشته باشد.
بیان مسأله:
ارایه یک نمودار سطح صفر سیستم که نشان دهنده درک مقدماتی از محدوده سیستم،درون داده ها،و برون داده های مهم آن است.
پیش بینی کلی هزینه ها و منافعی که ممکن است،در اثر اجرای سیستم پیشنهادی ایجاد شود.
در ارتباط با درخواست سیستم،باید پیشنهادی مشتمل بر نیاز به ادامه یا توقف پروژه یا اصطلاح سیستم موجود داده شود.
چنانچه پیشنهاد،طراحی سیستم جدید باشد،و در صورت نیاز به انجام یک مطالعه امکان سنجی،گزارش بررسی اولیه باید شامل تخمینی از زمان و منابع مالی مورد نیاز برای انجام مطالعه امکان سنجی باشد.در صورت عدم نیاز به مطالعه،امکان سنجی،این گزارش باید هزینه و برنامه فعالیت بعد،یعنی مطالعه تفضیلی را نشان دهد.
مطالعه امکان سنجی:
در صورتی که نتایج بررسی اولیه،طراحی یک سیستم جدید را پیشنهاد کند،ممکن است مدیریت مؤسسه به تشخیص خود یا به پیشنهاد گزارش بررسی اولیه،قبل از تعهد به اجرای پروژه طراحی سیستم جدید،انجام یک مطالعه امکان سنجی را برای ارزیابی عملی بودن آن از جهات مختلف لازم بداند.این مطالعه تصویری از حجم کار،مدت زمان و هزینه آن به دست می دهد.
هدف یک مطالعه امکان سنجی،ارزیابی عملی بودن یک یا چند راه حل پیشنهادی،بررسی هزینه های تقریبی،و منابع لازم برای آن و ارایه یک راه حل نهایی برای یک سیستم جدید است.
در این فعالیت علاوه بر مدل فیزیکی سطح صفر،مدل فیزیکی و منطقی سیستم در سطوح بالا را نیز باید ارایه داد و در واقع اساس تغییر از مدل فیزیکی به منطقی در اینجا صورت می گیرد.
محصول فرآیند امکان سنجی،گزارشی است که باید در بر گیرندة موارد زیر باشد:
- تعریف مسأله و محدوده مطالعه،با ارایه نمودار سطح صفر سیستم.
- شرح مختصری راجع به سیستم با ارایه نمودار جریان داده سطح یک سیستم.
- شرح کلی یک یا چند راه حل پیشنهادی.
- بررسی های امکان سنجی در مورد سیستم های پیشنهادی.
- برنامه زمان بندی کلی پروژه(در صورت تأیید به ادامه آن).
تعیین برنامه زمان بندی پروژه:
این برنامه تصویر روشنی از کلیه مسأله،اهداف پروژه،و احتمالاً نتایج امکان سنجی را به عنوان راهنمای برنامه ریزی فعالیت های بدست می دهد.
این برنامه،شامل کار هر مرحله،تاریخ شروع و خاتمه آن،نیروی انسانی،و مهارت مورد نیاز،آموزش،برنامه نویس،تست برنامه،مدت زمان لازم برای تهیه و نصب تجهیزات سیستم،تهیه فایل ها،فرم ها و تبدیل فعالیت ها است.با یک برنامه زمان بندی مناسب و واقع بینانه،مسئول پروژه در هر زما قادر است که وضعیت پروژه را از لحاظ تأخیر،یا بهنگام بودن آن،و نیز مخارج هر مقطع را،پاسخگو باشد.
البته این برنامه زمانبندی در عمل بصورت گزارش های ادواری از وضعیت پرژه،علل کندی،و تأخیر در انجام فعالیت ها،وجود مشکلات و سایر اطلاعات لازم،تهیه و به مدیریت ارایه می شود.
مطالعه تفضیلی:
شرح فعالیت:
پس از اتمام فعالیت های بررسی اولیه و مطاله امکان سنجی و در صورت تأیید مدیریت مؤسسه مبنی بر ادامه پروژه و طراحی سیستم اطلاعاتی جدید،فعالیت مطالعه تفضیلی سیستم موجود آغاز می شود.هدف مطالعه تفضیلی،شناخت و درک عمیق اهداف،مقاصد و وظایف سیستم مورد مطالعه است.
عملیاتی که در مطالعه تفضیلی صورت می گیرد مانند مطالعه مقدماتی است و تنها تفاوت آن در میزان درک لازم و وقتی است که صرف مطالعه می شود.به عبارت دیگر مطالعه مقدماتی،بررسی اولیه و اجمالی از سیستم و مسأله آن است،در حالی که مطالعه تفضیلی،بررسی دقیق و طولانی آن است.
تحلیلگر در خلال مطالعه تفضیلی به علل کندی کارها،دوباره کاری ها،تنگناهای موجود در سیستم،وجود داده ها و اطلاعات اضافی در واحدها به دلیل عدم اعتماد افراد به سیستم موجود،وجود یا عدم وجود کنترل های داخلی،و نظایر آن پی می برد.تنها پس از چنین شناختی است که او می تواند نقاط حیاتی ای را که باید در طراحی سیستم به عنوان یک گلوگاه مهم در نظر داشته و بدان توجه کرد،مشخص نماید.
در پایان این فعالیت،اعضای گروه باید درک عمیقی از وجوه منطقی سیستم یافته باشند و همه چیز را در مورد سیستم موجود بدانند.چرا که در طراحی سیستم جدید،وجوه منطقی سیستم یکسان مانده و فقط وجوه فیزیکی آن است که تغییر می کند.
وظایف عمده در مطالعه تفضیلی:
مطالعه تفضیلی با مروری بر محصول نهایی بررسی اولیه،و مطالعه امکان سنجی آغاز می شود.و به منظور درک عمیق سیستم موجود،وظایف عمده زیر در این فعالیت صورت می گیرد.
- جمع آوری گسترده اطلاعات
- تحلیل داده های جمع آوری شده
- مدلسازی از سیستم
- ارزیابی مجدد محدوده سیستم و بررسی های امکان سنجی
جمع آوری گسترده اطلاعات شامل کلیه نیازهایی است که باید در طراحی سیستم جدید گنجانده شود.این نیازها می توانند تمام یا بخشی از خصوصیات منطقی سیستم یا نیازهای ابراز شده توسط استفاده کنندگان و مدیریت سیستم باشد.در هر صورت برای شناخت این نیازها لازم است اطلاعات گسترده ای جمع آوری شود.به همین منظور لازم است،فهرستی از آنچه تحلیلگر برای کسب چنین شناختی نیاز دارد،وجود داشته باشد.
اطلاعات لازم برای درک سیستم،و در نتیجه شناخت نیازهای آتی سیستم،دو دسته است.دسته اول اطلاعات کلی در مورد مؤسسه،و دسته دوم اطلاعات خاص در خصوص سیستم و اجزای آن.
اطلاعات دسته اول،دورنمای مؤسسه،فعالیت آن در محیط و اثرات آن بر سیستم را نشان می دهد.و دسته دوم اطلاعات مربوط به اجزاء و عملکرد سیستم است.
به خاطر داشته باشید که نیاز به اطلاعات فوق،حاصل فعالیت مطالعه تفضیلی نیست،بلکه در مطالعات مقدماتی نیز مورد استفاده قرار می گیرد.فقط حجم،عمق و زمان صرف شده برای جمع آوری آنها،متفاوت است.
اطلاعات کلی در مورد مؤسسه:
اطلاعات کلی شامل سوابق،ساختار و نمودار سازمانی،اهداف،سیاست ها،برنامه های گذشته و آینده مؤسسه و نظایر آن است.در جمع آوری این گونه اطلاعات،بر صنعتی که مؤسسه به آن اشتغال دارد،بازار،رقبا،نحوه توزیع محصولات،محدودیت ها،قوانین دولتی حاکم بر صنعت مذکور و مؤسسه تأکید بسیاری می شود.گزارش های سالانه مؤسسه،مؤثرترین روش بیانگر کننده اطلاعات فوق،روند رشد مؤسسه و به تبع آن هر یک از فعالیت های مؤسسه از جمله سیستم است.
اطلاعات خاص در خصوص اجزای سیستم مورد مطالعه:
1.نیازهای اساسی سیستم
2.نیازهای استفاده کنندگان سیستم
3.نیازهای حاصل از ارتباط و تعامل بین سیستم و سایر سیستم ها
نیازهای اساسی سیستم:
19.درون داده ها
2.برون داده ها
3.پردازش ها(عملیات)،روش ها،رویه ها و سیاست های حاکم بر عملیات
4.فایل ها و ذخایر اطلاعاتی (دستی و کامپیوتری)
5.سخت افزارها و نرم افزارهای موجود
6.کنترل های داخلی
7.سایر اطلاعات نظیر حجم و تناوب انجام عملیات
درون داده ها:
بررسی درون داده های سیستم،یا به عبارت دیگر اطلاعات ورودی آن نحوه تغذیه و نوع اطلاعات مورد نیاز سیستم را مشخص می کند.طراح باید از وجود هر گونه فرم ها،اسناد و اطلاعاتی که سیستم مورد مطالعه از سایر زیر سیستم های مؤسسه یا خارج از آن دریافت می کند،مطلع شود.ماهیت و هدف هر یک از فرم ها،محتویات آن،تهیه کننده اولیه آن،محلهایی که فرم از آن عبور می کند و تکمیل می شود،تعداد نسخ،نحوه توزیع آن و مسایل مربوط به دقت و صحت و استفاده کننده هر یک باید مورد توجه و بررسی قرار گیرد.
برون داده ها:
برون داده های یک زیر سیستم و درون داده های زیر سیستم دیگر سیستم کلی را تشکیل می دهند.به همین جهت تحلیلگر باید کلیه برون داده های سیستم اعم از کامپیوتری یا دستی را بدقت بررسی کند تا چگونگی تأمین نیازهای سیستم توسط این برون داده ها را دریابد.
در مورد برون داده های سیستم باید به موارد زیر توجه کرد:
چه نوع اطلاعاتی مورد نیاز است؟چرا؟
چه کسی به آن نیاز دارد؟چه موقع و در کجا؟
عملیات،رویه ها،و سیاست ها عملیاتی
عملیات سیستم و رویه های آن،نحوه تبدیل درون داده ها به برون داده ها و مراحل انجام آن را مشخص می کند.و این خود دلیل خوبی برای مطالعه آنهاست.طرح سؤالات زیر می توانند به شناخت عملیات و مراحل انجام آن کمک کند.
هدف از عملیات این سیستم چیست؟
طی چه مراحلی انجام می شود؟
هر یک از عملیات سیستم در کجا و توسط چه کسی انجام می شود؟
چه کسی از اطلاعات حاصل از آن استفاده می کند؟
پاسخ به پرسشهای فوق،علاوه بر درک سریع و نسبتاً جامعی از سیستم،شرح عملیات آن را نیز فراهم می کند.حتماً متوجه شده اید که با پاسخ دادن به هر یک از سؤالات فوق،درک وسیعی از سیستم حاصل می شود.هیمن طور سیاست های عملیاتی که از اهداف مؤسسه و مدیریت سرچشمه می گیرد و بر عملیات سیستم حاکم است،برای یافتن ناهماهنگی ها و مشکلات آن باید بررسی و مطالعه شود.
فایل ها و ذخایر اطلاعاتی(دستی و کامپیوتری):
شناسایی اطلاعات ذخیره شده در سیستم،از لحاظ محتوا،تعداد،اندازه،حجم و تناوب استفاده از آنها از اهمیت خاصی برخوردار است.
بنابراین محتویات کلیه فایل های سیستم موجود باید با ذکر نام و مشخصات ساختار آن ثبت شود.و از لحاظ صحت،دقت و وجود داده های تکراری و زاید مورد بررسی و توجه قرار گیرد.
سخت افزارها و نرم افزارهای موجود:
ممکن است لازم باشد به دستور مدیریت،طراحی سیستم جدید در چهارچوب امکانات نرم افزاری سیستم موجود انجام شود.در این صورت شناسایی این امکانات ضروری است.
2.سرپرستان و رؤسای قسمت ها:
علاوه بر کارکنان خدماتی،سه سطح مدیریت در یک مؤسسه وجود دارد که پایین ترین سطح آن،سرپرستان و رؤسای قسمت ها و واحداست.مسئولیت این افراد کنترل نتایج فعالیت های روزانه و حداکثر هفتگی است.بنابراین افراد مذکور از اطلاعات تفضیلی روزانه،که حاصل تکمیل فعالیت ها و وظایف افراد تحت سرپرستی آنهاست،استفاده می کنند.طراح سیستم در بررسی نیازهای این گروه باید فعالیت هایی را که روزانه توسط این افراد سرپرستی می شود به خوبی شناخته و راههای ارزیابی نحوه عملکرد و بهبود این فعالیت ها را دریابد.
3.مدیران سطوح میانی:
مدیریت سطوح میانی با برنامه ریزی،سازماندهی،کنترل و تصمیم گیری های کوتاه مدت مؤسسه سر و کار دارد.مثلاً تهیه بودجه،تصمیم گیری در مورد مسایل پرسنلی،بهبود محصولات و نظایر آن از زمره فعالیت های این گروه است.به تبع نوع مسئولیت و فعالیت ها،این گروه به اطلاعات مشروحه روزانه نیازی ندارند.بلکه نیازمند اطلاعات مربوط به نتایج عملیات بویژه ماهانه یا ادواری هستند.و به خصو